Tÿ'r Cwmnïau

Byddwn ni’n ehangu cwmpas ein gwasanaethau e-ffeilio a’n cynhyrchion chwilio er mwyn gwella profiadau ein cwsmeriaid ffeilio a chwilio. Mae hyn yn rhan o’n rhaglen o welliannau parhaus yng ngoleuni’r wybodaeth sy’n cael ei chasglu trwy’r Cipolwg Cwsmeriaid a’r adborth arall a gawn ni. Byddwn ni’n defnyddio’r wybodaeth a gawn o’r cipolwg a’r adborth wrth edrych ar yr amrywiaeth o wasanaethau rydyn ni’n eu cynnig, ac yn gwella’r gwasanaethau lle mae’r cipolwg yn dangos bod diffygion. Dyma rhai o’r enghreifftiau allweddol:

• Cyflwyno gwasanaeth e-ffeilio ar gyfer cofrestru arwystlon yn Ebrill 2013. Bydd hyn yn cynnig dull cyflymach, mwy effeithlon a rhatach o ffeilio dogfennau arwystl.
• Wrth i fwy a mwy o gwmnïau ddewis ffeilio cyfrifon yn electronig, byddwn ni’n ystyried cyflwyno cynnyrch data cyfrifon.
• Rydyn ni’n bwriadu creu gwasanaeth sengl newydd ar gyfer cwsmeriaid a’i roi ar waith. Bydd hyn yn gwella’r gwasanaethau ar gyfer cwsmeriaid chwilio a chofrestru ac yn eu gwneud yn fwy hwylus.
• Byddwn ni’n darparu gwasanaeth corffori cyflawn cyfrwng Cymraeg ar-lein sy’n galluogi cwmnïau i gyflwyno’u holl ddata yn Gymraeg, ac yn eu galluogi i ddewis cael  allbwn hollol ddwyieithog erbyn Mawrth 2013. 
• Byddwn ni’n gwneud mwy o ddefnydd o Twitter, You Tube a mathau eraill o gyfryngau cymdeithasol i gyfathrebu â’n cwsmeriaid.

Byddwn ni’n parhau â’n rhaglen o welliannau parhaus, gan ymateb i’r adborth a’r wybodaeth a gawn ni gan ein cwsmeriaid. Bydd y wybodaeth yma’n bwydo ein hymdrechion i wella systemau, cywiro diffygion a gwella profiadau’r cwsmeriaid. Byddwn ni: 

• Yn cyflwyno gwell fformat ar gyfer e-ffeilio cyfrifon cryno er mwyn cynyddu nifer y cwmnïau sy’n manteisio ar y gwasanaeth, eu galluogi i ffeilio gwybodaeth yn gyflymach a sicrhau bod y wybodaeth ar gael i chwilwyr yn gynt. Y gobaith yw y caiff Rhan 1 o’r gwaith yma ei gyflawni yn Chwefror 2013.
• Yn diweddaru’r e-ffurflenni ar gyfer penodiadau a’u cyflwyno erbyn Chwefror 2013; bydd e-ffurflenni eraill yn dilyn wrth i’r flwyddyn fynd yn ei blaen. 
• Yn gwneud pob ymdrech i gynyddu nifer y cwmnïau sy’n e-ffeilio cyfrifon i gyfartaledd o 53% erbyn diwedd Mawrth 2013. O safbwynt cofrestru, bydd hyn yn cyflymu’r broses o ffeilio cyfrifon, yn ei gwneud yn rhatach ac yn fwy effeithlon. O safbwynt trin dogfennau a chwilio, bydd hyn yn golygu bod llai o bapur i’w drin, a bod modd diweddaru’r gofrestr yn gynt a bod modd rhyddhau gwybodaeth i chwilwyr yn gynt.  
• Yn gwella ein gwasanaeth e-atgoffa ac yn cynyddu nifer y cwmnïau sy’n manteisio arno. Mae’r cyfraddau cydymffurfiaeth o ran ffurflenni blynyddol a chyfrifon eisoes wedi gwella yn sgil cyflwyno’r negeseuon e-atgoffa, a bydd hyn yn gwella rhagor arnynt. 
• Yn gweithio gyda’r Bwrdd Strategaeth Data mewn perthynas â hyfywedd rhyddhau gwybodaeth am gyfarwyddwyr yn rhad ac am ddim.
• Yn rhoi’r strategaeth orfodi ar waith er mwyn gwella cydymffurfiaeth â’r gofynion o ran ffeilio cyfrifon a ffurflenni blynyddol. 

Mesur ein perfformiad

Mae mesur ein perfformiad ac ymddygiad ein cwsmeriaid yn allweddol er mwyn gwella ein perfformiad. Mae hyn yn golygu cofnodi a mapio llwybrau cwsmeriaid, monitro eu defnydd ac adnabod y mannau “gollwng”. Byddwn ni’n dal ati i fesur a monitro ein perfformiad er mwyn pwyso a mesur lefel Boddhad ein Cwsmeriaid ac adnabod meysydd lle mae angen gwella, darparu hyfforddiant neu ddatblygiad parhaus. Byddwn ni:

• Yn parhau i fonitro lefel Boddhad ein Cwsmeriaid, fel bod modd i ni fesur llwyddiant ein gwelliannau mewn ymateb i’r newidiadau. 
• Yn cyflwyno cyfleuster recordio galwadau erbyn Ebrill 2013, gan ei gwneud yn haws olrhain galwadau a defnyddio’r canlyniadau er mwyn codi safonau trwy wella’r hyfforddiant a gynigir. Bydd systemau dadansoddi galwadau yn dilyn. 
• Yn parhau i fesur nifer y “trawiadau” ar ein gwefan er mwyn olrhain llwybrau’r cwsmeriaid, y tudalennau poblogaidd, mannau gollwng ac ati.

Gwrando ar gwsmeriaid

Mae gosod cwsmeriaid wrth galon popeth a wnawn yn golygu gwrando ar eu hadborth a gweithredu arno er mwyn gwella ein systemau, prosesau, canllawiau a’r agweddau eraill ar ein gwasanaethau. Byddwn:

• Yn dal ati gyda’n strategaeth Cipolwg Cwsmeriaid ac yn monitro lefelau boddhad ein cwsmeriaid yn ofalus er mwyn sicrhau ein bod ni’n pennu’r blaenoriaethau cywir i wella ein gwasanaethau.
• Yn dal ati i gasglu safbwyntiau gan ein staff rheng flaen ar y deg prif faes y mae’r cwsmeriaid yn anfodlon arnynt.
• Yn dal ati i gasglu safbwyntiau gan ein panel o ddefnyddwyr er mwyn ystyried ffurflenni newydd ar gyfer y we, a darparu mewnbwn o ran eu dyluniad a’u gweithrediad. Bydd hyn yn ein galluogi ni i gyrchu safbwyntiau’r defnyddwyr ar ddyluniad sgriniau cyn eu rhoi ar waith, sy’n golygu y bydd modd eu datblygu mewn ffordd sy’n cyd-fynd yn well ag anghenion y cwsmeriaid. 
• Yn gweithio gyda darparwyr meddalwedd er mwyn lleihau’r cyfraddau gwrthod, a darparu gwell cyfleusterau profi systemau ar eu cyfer. Bydd hyn yn lleihau’r cyfraddau gwrthod ac yn lleihau’r costau ar gyfer cwmnïau sy’n ffeilio dogfennau.

Mae defnydd effeithlon o adnoddau, hyfforddiant o safon uchel ac ymwybyddiaeth dda am anghenion cwsmeriaid oll yn bwysig dros ben wrth wella ein gwasanaethau a chynyddu boddhad ein cwsmeriaid. Mae canlyniadau arolygon annibynnol yn adlewyrchu hyn. Byddwn:

• Yn dal ati â’n hymgyrch “Adnabod dy Gwsmer” sy’n cynnig hyfforddiant i godi ymwybyddiaeth staff am bwysigrwydd adnabod eu cwsmeriaid, yn fewnol ac yn allanol. Byddwn ni’n ategu hyn â hyfforddiant ychwanegol i’r holl staff sy’n ymdrin â chwsmeriaid.
• Yn ailstrwythuro ein timau gweithredol ac yn ehangu sgiliau’r staff i gynnwys prosesu ac ymdrin ag ymholiadau a phroblemau cwsmeriaid.
• Yn sicrhau bod gan bob aelod o staff amcan “ar sail cwsmeriaid” yn rhan o’r broses arfarnu flynyddol.
• Yn cynorthwyo tîm mewnol o hyrwyddwyr hyfforddiant i helpu rheolwyr i wella eu sgiliau trwy rannu cyngor ac arferion da er mwyn plannu gwreiddiau diwylliant cadarn o hyfforddiant ar draws Tŷ’r Cwmnïau. 
• Yn gwella’r trefniadau rheoli perfformiad mewn pryd ar gyfer adolygiadau canol blwyddyn mis Hydref er mwyn darparu fframwaith cadarn ar gyfer rheoli a gwella perfformiad y staff.
• Yn dadansoddi ac yn defnyddio’r adborth a gafwyd gan y staff yn Arolwg Pobl y Gwasanaeth Sifil 2012 ac yn Adroddiad Asesu BuMP.
• Yn adnabod y camau y mae angen eu cymryd i ymgysylltu staff, ac yn rhoi cynllun at waith ar draws Tŷ’r Cwmnïau er mwyn mynd i’r afael â’r materion hyn.
• Yn rhoi project ar waith ym mis Medi 2012 i wella amgylchedd gwaith y staff, er enghraifft, trwy ddarparu gwell cyfleusterau ar gyfer cyfarfod a thrafod, a mwy o le ar gyfer gorffwys ac ymlacio.
• Yn ymaelodi â’r Sefydliad Gwasanaethau Cwsmeriaid (Institute of Customer Service).