 |
|
|
|
|||||||||||||||
|
|
|
Mai 2012 – Fersiwn 2.3 Fel yr addaswyd gan Ddeddf Cwmnïau 2006 Fersiwn PDF y tudalen hwn (171KB) Mae’r canllaw hwn ar gael mewn fformatiau gwahanol, gan gynnwys Braille, print bras a thâp sain. I gael rhagor o fanylion gweler ein gwefan neu anfonwch neges e-bost at ein hadran ymholiadau neu ffoniwch ein canolfan gyswllt ar 0303 1234 500 . A yw'r canllaw hwn ar eich cyfer chi? Bydd y canllaw hwn yn berthnasol i chi:
Contents Pennod 1 Esbonio cosbau ffeilio hwyr Mae’r canllaw hwn yn ateb llawer o gwestiynau mynych ac yn cynnig gwybodaeth ar ffeilio’r mathau mwyaf cyffredin o wybodaeth yn y maes hwn. Nid ydym wedi drafftio’r canllaw gyda thrafodion anarferol na chymhleth mewn golwg. Mae’n bosibl y bydd angen gofyn am gyngor proffesiynol arbenigol o dan yr amgylchiadau hynny. Cyflwyniad Mae'r canllaw hwn yn gymwys i bob cwmni preifat a phob cwmni cyhoeddus sydd wedi'i gofrestru yn y Deyrnas Unedig (DU) sef Lloegr,Cymru, yr Alban a Gogledd Iwerddon. Mae'n esbonio sut y caiff cosb ffeilio hwyr ei gosod yn erbyn y cwmni os na chaiff cyfrifon y cwmni eu ffeilio erbyn y terfyn amser ar gyfer eu ffeilio. Bydd yn dweud wrthoch chi hefyd sut i apelio os oes cosb ffeilio hwyr wedi'i gosod yn barod. At ddibenion y canllaw hwn, y brif ddeddfwriaeth sy'n gymwys i gwmnïau yn y DU yw:
Mae'r canllaw hwn yn cynnwys nifer o dermau, ac iddyn nhw'r ystyron canlynol: Blwyddyn ariannol - fel arfer, mae'r flwyddyn ariannol yn gyfnod o 12 mis y mae'n rhaid ichi baratoi cyfrifon ac adroddiadau yn ei gylch. Pennir blynyddoedd ariannol drwy gyfeirio at gyfnod cyfeirnod cyfrifeg. Mae'r cyfnod cyfeirnod cyfrifeg yn dod i ben ar y dyddiad cyfeirnod cyfrifeg neu ddyddiad hyd at saith diwrnod cyn neu ar ôl y dyddiad hwn, os yw hynny'n fwy cyfleus. Dyddiad cyfeirnod cyfrifeg - I bob cwmni newydd, mae'r ddeddfwriaeth yn gosod y dyddiad cyfeirnod cyfrifeg cyntaf ar ben-blwydd cyntaf diwrnod olaf y mis y cafodd y cwmni ei gorffori. Bydd y dyddiadau cyfeirnod cyfrifeg ar yr un diwrnod bob blwyddyn, yn awtomatig. Er enghraifft, os cafodd y cwmni ei gorffori ar 6 Ebrill 2008, 30 Ebrill 2009 fyddai ei ddyddiad cyfeirnod cyfrifeg cyntaf, a 30 Ebrill bob blwyddyn wedyn. Terfyn amser ar gyfer ffeilio - dyma'r dyddiad olaf y mae'n rhaid i'ch cyfrifon gyrraedd Tŷ'r Cwmnïau. I gael rhagor o wybodaeth am gyfrifon a dyddiadau cyfeirnod cyfrifeg, gweler ein canllaw Bywyd Cwmni Rhan 1 – Gofynion Blynyddol. Pennod 1 - Esbonio cosbau ffeilio hwyr 1. Beth yw cosbau ffeilio hwyr? Cafodd cosbau ffeilio hwyr eu cyflwyno ym 1992 i annog cyfarwyddwyr cwmnïau i ffeilio'u cyfrifon a'u hadroddiadau'n brydlon, a hynny am fod angen yr wybodaeth ar gyfer y cofnod cyhoeddus. Rhaid i bob cwmni - preifat neu gyhoeddus, mawr neu fân, yn masnachu neu beidio - anfon ei gyfrifon a'i adroddiadau i Dŷ'r Cwmnïau bob blwyddyn. Os byddwch yn cyflwyno cyfrifon ac adroddiadau cwmni'n hwyr, mae'r gyfraith yn gosod cosb awtomatig. Mae'r cyfnod sy'n cael ei ganiatáu ar gyfer ffeilio cyfrifon eich cwmni yn dibynnu ar hyn: ai'r cyfrifon cyntaf ers corffori'r cwmni sy'n cael eu cyflwyno, ynteu cyfrifon dilynol: Eich cyfrifon cyntaf Os yw cyfrifon cyntaf eich cwmni'n cyfeirio at gyfnod o fwy na 12 mis, rhaid ichi eu cyflwyno i Dŷ'r Cwmnïau o fewn 21 mis ar ôl y dyddiad corffori yn achos cwmnïau preifat ac o fewn 18 mis yn achos cwmnïau cyhoeddus, neu 3 mis ar ôl y dyddiad cyfeirnod cyfrifeg, p'un bynnag yw'r hiraf. Gweler ein canllaw 'Bywyd Cwmni Rhan 1 – Gofynion Blynyddol' i gael rhagor o wybodaeth. Cyfrifon Dilynol Yn y blynyddoedd dilynol, mae gan gwmni preifat 9 mis i gyflwyno'i gyfrifon ar ôl diwedd y cyfnod cyfeirnod cyfrifeg. Mae gan gwmni preifat 6 mis. Er hynny, os newidiwch chi'r cyfnod cyfeirnod cyfrifeg fe allai'r amser ffeilio gael ei leihau. Mae rhagor o wybodaeth am ddyddiadau cyfeirnod cyfrifeg a'r amserau terfyn ar gyfer ffeilio ar gael yn ein canllaw 'Bywyd Cwmni Rhan 1 - Gofynion Blynyddol'. Os ydych yn gyfarwyddwr cwmni, rydych yn gyfrifol yn bersonol am sicrhau eich bod yn cyflwyno'ch cyfrifon cyn i'r amser ddod i ben. Mae cyflwyno yn golygu dod i law yn Nhŷ'r Cwmnïau ar y ffurf gywir. Os bydd y cyfrifon yn hwyr, mae cosb yn cael ei gosod yn awtomatig. 2. Faint yw'r cosbau ffeilio hwyr? Mae lefel y gosb yn dibynnu pa mor hwyr y bydd y cyfrifon yn cyrraedd Tŷ'r Cwmnïau ac mae'n cael ei dangos yn y tabl canlynol.
Er enghraifft, byddai angen i gyfrifon cwmni preifat ar gyfer y cyfnod cyfrifeg yn diweddu ar 30 Medi 2009 gael eu cyflwyno erbyn 30 Mehefin 2010 er mwyn osgoi cosb ffeilio hwyr. Pe na baen nhw'n cael eu cyflwyno yn Nhŷ'r Cwmnïau tan 15 Gorffennaf 2010 byddai'r cwmni yn ysgwyddo cosb ffeilio hwyr o £150. Caiff y cosbau eu dyblu os bydd cwmni'n ffeilio'i gyfrifon yn hwyr mewn dwy flwyddyn ariannol o'r bron gan ddechrau ar neu ar ôl 6 Ebrill 2008. Pe bai gan gwmni preifat ddyddiad cyfeirnod cyfrifeg ar 30 Medi a phe bai'r cyfrifon ar gyfer y cyfnod yn diweddu 30 Medi 2009 yn cael eu cyflwyno'n hwyr a'ch bod yn cyflwyno cyfrifon y cyfnod dilynol yn diweddu 30 Medi 2010 yn hwyr, mae hynny'n golygu y byddech yn ysgwyddo cosb ffeilio hwyr o £300. 3. Ydy cosbau ffeilio hwyr yr un fath â'r dirwyon sy'n cael eu gosod ar gyfarwyddwyr cwmni am beidio â ffeilio cyfrifon a ffurflenni blynyddol? Nac ydyn. Maen nhw'n hollol wahanol. Mae methu â ffeilio cyfrifon neu ffurflenni blynyddol yn dramgwydd troseddol sy'n gallu golygu bod y cyfarwyddwyr yn cael eu dirwyo'n bersonol yn y llysoedd troseddol. Mae'r cofrestrydd hefyd yn cael cymryd camau i ddileu'r cwmni o'r cofnod cyhoeddus. Gallai'ch cwmni gael cosb ffeilio hwyr ac yn rhinwedd eich swydd fel cyfarwyddwr fe allech chithau gael dirwy am yr un set o gyfrifon os na fyddwch yn eu ffeilio yn brydlon. Gall methu â thalu cosb ffeilio hwyr arwain at achos gorfodi. Pennod 2 - Sut i osgoi cosbau ffeilio hwyr 1. Sut mae osgoi cosb? Caniatewch ddigon o amser i sicrhau bod eich cyfrifon yn cyrraedd Tŷ'r Cwmnïau o fewn y cyfnod a ganiateir (gweler pennod 1, cwestiwn 1). Os yw'r terfyn amser ar gyfer ffeilio'n dod i ben ar ddydd Sul neu ar Ŵyl Banc, mae'r gyfraith yn dal yn ei gwneud yn ofynnol i'r cyfrifon gael ei ffeilio erbyn y terfyn amser. Sylwch: Dydy'r post dosbarth cyntaf dim yn gwarantu cyrraedd drannoeth, felly ystyriwch ddefnyddio dulliau dosbarthu gwarantedig er mwyn sicrhau bod eich cyfrifon yn cyrraedd mewn pryd, yn enwedig os yw'r terfyn amser ar gyfer eu ffeilio yn nesáu. I'ch helpu i ffeilio'n brydlon:
Sylwch: Os oes gennych chi unrhyw amheuon ynghylch y terfyn amser, gallwch wirio pa bryd y mae’n rhaid cyflwyno’ch cyfrifon drwy ddefnyddio’n gwasanaeth WebCHeck. (Gwasanaeth Saesneg yn unig) 2. Sut mae cyflwyno cyfrifon i Dŷ'r Cwmnïau? Mae manylion cyfeiriadau'n canolfannau gwybodaeth ar gael ar ein gwefan sydd hefyd yn cynnwys mapiau stryd a gwybodaeth am deithio. Gallwch gyflwyno'ch cyfrifon hefyd drwy ddefnyddio'n gwasanaethau ar-lein diogel. Mae'r manylion, gan gynnwys sut i gofrestru, i'w gweld ar ein gwefan. Mae rhagor o wybodaeth am ffeilio dogfennau statudol ar gael ym Mhennod 6. 3. Ga i estyn yr amser a ganiateir ar gyfer cyflwyno'r cyfrifon? Dylech gymryd mesurau priodol i sicrhau bod eich cyfrifon yn cael eu ffeilio'n brydlon. Ond os bydd rheswm arbennig, cyn y terfyn amser ar gyfer ffeilio, pam y gallai'r cyfrifon gael eu ffeilio'n hwyr, megis digwyddiad annisgwyl, cewch wneud cais i Dŷ'r Cwmnïau am estyn y cyfnod a ganiateir ar gyfer ffeilio. Sylwch: dim ond os yw'r rhesymau'n eithriadol y caiff estyniad ei ganiatáu. Gallwch weld rhagor o wybodaeth am hyn yn ein canllaw Bywyd Cwmni Rhan 1 - Gofynion Blynyddol. 4. Beth os bydd Tŷ'r Cwmnïau'n gwrthod fy nghyfrifon am eu bod yn anghywir? Allwn ni ddim derbyn cyfrifon nes eu bod yn bodloni gofynion y Ddeddf Cwmnïau. Er enghraifft, os na fydd y fantolen wedi'i llofnodi, byddwn yn eu dychwelyd i gael eu diwygio. Os byddwch yn cyflwyno'r cyfrifon diwygiedig yn hwyr, caiff y cwmni gosb ffeilio hwyr. I osgoi'r posibilrwydd hwn, rydyn ni'n argymell y dylech gyflwyno cyfrifon cyn gynted ag y byddant wedi'u cwblhau ac mor hir â phosibl cyn y dyddiad olaf a ganiateir ar gyfer cyflwyno. Pennod 3 - Ar ôl i gosb gael ei gosod 1. Sut bydda i'n gwybod pan fydd cosb wedi'i gosod? Os cyflwynwch chi'ch cyfrifon yn hwyr, byddwn yn awtomatig yn anfon hysbysiad cosb i gyfeiriad y swyddfa gofrestredig. 2. Beth yw hysbysiad cosb? Mae'r hysbysiad cosb yn rhoi manylion y gosb neu'r cosbau a osodir yn erbyn y cwmni. Mae'n dangos y dyddiad olaf ar gyfer ffeilio, y dyddiad y cafodd y cyfrifon eu ffeilio a lefel y gosb sydd wedi'i gosod. 3. Sut mae talu'r gosb? Mae gwybodaeth am sut i dalu'r gosb yn cael ei hamgáu gyda'r hysbysiad cosb. 4. Beth sy'n digwydd os na fydda i'n talu'r gosb? Os na thalwch chi'r gosb, byddwn yn gofyn i'n casglwyr dyledion gymryd camau. Yn y pen draw, caiff y mater ei benderfynu yn y Llys Sirol neu'r Llys Siryf lle cewch gyfle i gynnig amddiffyniad. Mae'n bosibl yr hoffech ofyn am gyngor proffesiynol oherwydd fe allwn geisio adennill ein costau cyfreithiol os bydd y llys yn dyfarnu o blaid y cofrestrydd. 5 . Beth sy'n digwydd os byddaf yn adfer cwmni i'r gofrestr? Os byddwch yn adfer cwmni i'r gofrestr ar ôl iddo gael ei ddileu a'i ddiddymu, fydd dim gofyn i'r cwmni dalu cosbau a ddaeth yn ddyledus yn ystod y cyfnod yr oedd wedi'i ddiddymu. Serch hynny, fe fydd angen i'r cwmni dalu:
Mae rhagor o wybodaeth am adfer cwmni ar gael yn ein canllaw 'Dileu Cwmnïau o'r Gofrestr, eu Diddymu a'u Hadfer'. Pennod 4 - Apelio yn erbyn cosbau hwyr 1. Ga i apelio? Fe gewch chi apelio yn erbyn cosb, ond dim ond os gallwch ddangos bod yr amgylchiadau'n eithriadol y bydd yr apêl yn llwyddo. 2. Beth sy'n eithriadol? Cyfyngedig iawn yw disgresiwn y cofrestrydd i beidio â chasglu cosb. Gall y disgresiwn gael ei ddefnyddio pan fydd trychineb annisgwyl yn taro cwmni ar adeg holl-bwysig. Gallai hyn gynnwys, er enghraifft, tân yn dinistrio cofnodion ychydig ddyddiau cyn y terfyn amser ar gyfer ffeilio. 3. Beth sydd heb fod yn eithriadol? Chaiff y cofrestrydd ddim ystyried apêl o dan yr amgylchiadau canlynol gan eu bod y tu allan i'w ddisgresiwn:
Mae rhagor o wybodaeth am apelio yn erbyn cosbau ffeilio hwyr ar gael yn ein canllaw Apelio yn erbyn Cosbau Ffeilio Hwyr (Saesneg yn unig) 4. Ydw i'n dal yn awyddus i apelio? Os byddwch chi, ar ôl darllen yr uchod, yn dal yn awyddus i apelio, mae'n rhaid ichi wneud hynny mewn ysgrifen gan gyfeirio'ch llythyr at y cyfeiriad sydd i'w weld ar dudalen blaen yr hysbysiad cosb. Byddwn fel rheol yn ateb cyn pen 10 diwrnod gwaith gan atal yr achos adennill tra byddwn yn pwyso a mesur eich apêl. 5. Beth sy'n digwydd os caiff f'apêl ei gwrthod? Os caiff eich apêl ei gwrthod, gallwch ysgrifennu at yr uwch-reolwr apelau yn yr Adran Cosbau Ffeilio Hwyr yn y swyddfa briodol yng Nghaerdydd, Caeredin neu Belfast. Os bydd yr uwch-reolwr apelau yn cadarnhau’r gosb, cewch ofyn i’r Dyfarnwr Annibynnol adolygu’ch achos. Rhaid i’r holl ohebiaeth â’r dyfarnwr fod mewn ysgrifen. Peidiwch ag ysgrifennu at y dyfarnwr nes eich bod wedi clywed gan yr uwch-reolwr apelau. Mae rhagor o wybodaeth am y dyfarnwr ar gael ar ein gwefan. Sylwch: Mae'r Senedd wedi penderfynu mai'r cofrestrydd yn unig sydd â disgresiwn yn hyn o beth. Cyfyngedig yw disgresiwn y cofrestrydd ac all y dyfarnwr mo'i orfodi i wrth-droi ei benderfyniad i gasglu cosb. 6. Ga i dalu'r gosb fesul rhandaliadau? Cewch. Os cewch chi anhawster i dalu'r gosb yn llwyr yna byddwn fel rheol yn derbyn taliad fesul rhandaliadau misol. Mae'r rhain yn ymestyn fel arfer dros 4 mis ac yn eithriadol dros 10 mis, yn ôl faint rydych chi'n gorfod ei dalu. Rhaid ichi wneud unrhyw gais am dalu fesul rhandaliadau mewn ysgrifen gan esbonio pam na allwch dalu'r gosb ar unwaith. 1. Beth fydd yn digwydd i ddogfennau y byddaf yn eu hanfon i Dŷ'r Cwmnïau? Byddwn yn sganio'r dogfennau a'r ffurflenni y byddwch yn eu cyflwyno i ni er mwyn creu delwedd electronig. Yna, byddwn yn storio'r dogfennau papur gwreiddiol, gan ddefnyddio'r ddelwedd electronig fel y ddogfen waith. Pan fydd cwsmer yn chwilio cofnod y cwmni, atgynhyrchir y ddelwedd electronig ar-lein. Felly, mae'n bwysig bod y ddogfen wreiddiol yn ddarllenadwy, a'i bod yn gallu creu copi clir hefyd. Pan fyddwch yn ffeilio dogfen yn electronig, byddwn yn creu delwedd electronig o'r data a ddarparwyd gennych yn awtomatig. Mae'r bennod hon yn cynnig rhai canllawiau i'w dilyn wrth baratoi dogfen i'w ffeilio yn Nhŷ'r Cwmnïau. 2. Sut ddylai dogfennau gael eu gosod? Dogfennau sy'n cael eu ffeilio yn electronig Rhaid i ddogfennau sy'n cael eu ffeilio yn electronig gydymffurfio gyda'r manylebion a bennwyd gan y cofrestrydd yn ei reolau ynghylch ffeilio electronig. Cynhwysir y diwyg ar gyfer trefn software filing yn y rheolau a gyhoeddir ar y wefan, ac mae'n gwefan yn cynnwys pob diwyg y bydd ei angen arnoch er mwyn ffeilio trwy gyfrwng y dull hwnnw. Dogfennau papur Yn gyffredinol, rhaid i bob dogfen bapur a anfonir i Dŷ'r Cwmnïau nodi enw a rhif cofrestru y cwmni mewn man amlwg. Ceir rhai eithriadau i'r rheol hon, a nodir yn rheolau cyhoeddedig y cofrestrydd sydd ar gael ar ein gwefan. Dylai dogfennau papur fod ar bapur gwyn plaen A4, a gorffeniad di-sglein. Dylai'r testun fod yn ddu, yn eglur, yn ddarllenadwy a dylai'r dwysedd fod yn unffurf. Rhaid i lythrennau a rhifau fod yn eglur ac yn ddarllenadwy er mwyn sicrhau bod modd i ni baratoi copi derbyniol o'r ddogfen. Gallai'r canllawiau canlynol fod o gymorth: Pan fyddwch yn llenwi ffurflen, a fyddech cystal â:
Pan fyddwch yn cwblhau dogfennau eraill, cofiwch:
3. Ble mae modd i mi gael gwybod mwy am hyn? Am arweiniad pellach am ein gofynion argraffu, gweler ein gwefan. 1. Sut ddylwn i gyflwyno gwybodaeth i Dŷ'r Cwmnïau? Am fanylion llawn am yr holl ffyrdd o gyflwyno dogfennau i Dŷ'r Cwmnïau, yn electronig neu ar bapur, a fyddech cystal â throi at reolau'r cofrestrydd sy'n ymddangos ar ein gwefan .Y ffordd fwyaf diogel o gyflwyno gwybodaeth statudol i Dŷ'r Cwmnïau yw trwy ddefnyddio ein gwasanaethau ffeilio ar-lein. Am ragor o wybodaeth a manylion cofrestru, a fyddech cystal â throi at ein gwefan. Os ydych yn anfon dogfennau yn y post, gyda negesydd, gyda'r Gwasanaeth Cyfnewid Dogfennau (DX) neu Bost Cyfreithiol (yn yr Alban), ac os hoffech gael derbynneb, bydd Tŷ'r Cwmnïau yn darparu nodyn cydnabod os byddwch yn cynnwys copi o'ch llythyr esboniadol gydag amlen â chyfeiriad a stamp arni er mwyn ei ddychwelyd. Byddwn yn nodi cod bar ar eich copi chi o'ch llythyr, gan nodi'r dyddiad y'i cyflwynwyd, a'i ddychwelyd atoch yn yr amlen a ddarparwyd. Sylwer: nid yw nodyn sy'n cydnabod bod dogfen wedi cyrraedd, yn golygu bod dogfen wedi cael ei derbyn i'w chofrestru yn Nhŷ'r Cwmnïau. Sylwer: nid yw Tŷ'r Cwmnïau yn derbyn unrhyw ddogfennau statudol trwy gyfrwng neges ffacs, PDF neu e-bost. 2. A fydd yn rhaid i mi dalu er mwyn ffeilio dogfennau yn Nhŷ'r Cwmnïau? Ni fydd yn rhaid i chi dalu ffi am nifer o'r dogfennau y bydd yn rhaid i chi eu hanfon i Dŷ'r Cwmnïau, ond bydd angen talu ffi ar gyfer rhai ac ni fyddwn yn eu derbyn er mwyn eu cofrestru heb y ffi hon. Am fanylion llawn, dylech droi at ein gwefan. 3. A oes modd i mi ffeilio dogfennau mewn ieithoedd eraill? Fel arfer, mae'r gyfraith yn mynnu eich bod yn ffeilio dogfennau a anfonir i Dŷ'r Cwmnïau yn Saesneg. Ceir eithriadau i'r rheol hon, fel y nodir isod. Gallwch baratoi a chyflwyno dogfennau yn Gymraeg os lleolir swyddfa gofrestredig eich cwmni yng Nghymru. Gall cwmnïau gyflwyno'r dogfennau canlynol mewn ieithoedd eraill os anfonir cyfieithiad Saesneg ardystiedig o'r ddogfen hefyd:
Yn ogystal, gall cwmnïau ffeilio cyfieithiadau ardystiedig gwirfoddol unrhyw ddogfen sy'n rhwym i ofynion datgelu'r Gyfarwyddeb Gyntaf ar y Gyfraith Gwmnïau. Mae'r rhain fel a ganlyn:
Rhaid i'r cyfieithiad gwirfoddol ymwneud â dogfen a gyflwynwyd i Dŷ'r Cwmnïau ar neu ar ôl 1 Ionawr 2007. Dim ond yn un o ieithoedd swyddogol yr Undeb Ewropeaidd y bydd modd ffeilio cyfieithiadau gwirfoddol, ac mae'n rhaid cyflwyno Ffurflen VT01 gyda nhw, a fydd yn cysylltu'r cyfieithiad gyda'r ddogfen wreiddiol. 4. Ble mae modd i mi gael ffurflenni a chanllawiau? Mae hwn yn un mewn cyfres o gyhoeddiadau gan Dŷ'r Cwmnïau sy'n cynnig canllaw syml i'r Ddeddf Cwmnïau. Mae modd cael pob canllaw a ffurflen statudol, yn rhad ac am ddim, gan Dŷ'r Cwmnïau. Y ffordd gyflymaf o'u cael yw trwy droi at ein gwefan neu ffonio 0303 1234 500. Yn ogystal, gallwch gael ffurflenni gan ddogfenwyr cyfraith cwmnïau, cyfrifwyr, cyfreithwyr ac asiantiaid ffurfio cwmnïau. |
||||||||||||||||
