Tÿ'r Cwmnïau

Rheolau a Phwerau'r Cofrestrydd - GP6

Mai 2012– Fersiwn 3.1

Fel yr addaswyd gan Ddeddf Cwmnïau 2006

Fersiwn PDF y tudalen hwn (240KB)

Cynnwys

Cyflwyniad
Pennod 1 - Pwerau sy’n ymwneud â chyflwyno gwybodaeth
Pennod 2 - Pwerau i ddiwygio’r gofrestr
Pennod 3 - Pwerau eraill y cofrestrydd
Pennod 4 - Ansawdd dogfennau
Pennod 5 - Gwybodaeth bellach

Mae’r canllaw hwn yn ateb llawer o gwestiynau mynych ac yn cynnig gwybodaeth ar ffeilio’r mathau mwyaf cyffredin o wybodaeth yn y maes hwn. Nid ydym wedi drafftio’r canllaw gyda thrafodion anarferol na chymhleth mewn golwg. Mae’n bosibl y bydd angen gofyn am gyngor proffesiynol arbenigol o dan yr amgylchiadau hynny.

Cyflwyniad

Mae gan y cofrestrydd cwmnïau amrywiaeth o bwerau sy’n codi o Ran 35 o Ddeddf Cwmnïau 2006 (y Ddeddf). Mae’r ddeddfwriaeth hon yn berthnasol i bartneriaethau atebolrwydd cyfyngedig (PACau) o dan Reoliadau Partneriaethau Atebolrwydd Cyfyngedig (Cymhwyso Deddf Cwmnïau 2006) 2009. Mae’r rhain yn cynnwys pwerau i wneud â’r canlynol:

• penderfynu ar ffurf, dull cyflwyno a dull dilysu dogfennau;
• gwneud cytundeb gyda chwmnïau ynglŷn â gwasanaeth ffeilio electronig yn unig ar gyfer dogfennau penodol (y cyfeirir ato ar hyn o bryd fel PROOF);
• diwygio’r gofrestr o dan amgylchiadau penodol;
• anodi’r gofrestr o dan amgylchiadau penodol; a
• gosod ffioedd am gyflawni unrhyw rai o swyddogaethau’r cofrestrydd.

Mae’r canllaw hwn yn dweud beth yw’r pwerau hyn, ac yn rhoi syniad ichi o sut maen nhw’n gweithio a pha bryd. Maen nhw’n gymwys i bob cwmni a phob PACau.

Os oes gennych unrhyw amheuon am sut mae’r pwerau hyn yn cael eu rhoi ar waith e-bostiwch ein hadran ymholiadau neu ffoniwch 0303 1234 500

Pennod 1 - Pwerau sy’n ymwneud â chyflwyno gwybodaeth

1. Beth yw ystyr ffurf, dull dilysu a dull cyflwyno dogfennau?

Caiff cwmnïau a PACau gyflwyno dogfennau i’r cofrestrydd yn electronig, naill ai drwy systemau meddalwedd cyfrifiadur neu drwy wefan Tŷ’r Cwmnïau, neu ar ffurflenni papur. Ym mhob achos, rhaid i’r sawl sy’n cyflwyno’r ddogfen fodloni gofynion y cofrestrydd ynghylch fformat y ddogfen, a sut mae’n cael ei chyflwyno a’i llofnodi;m ae’r rhain yn ychwanegol at unrhyw ofynion eraill sydd wedi’u pennu gan ddeddfwriaeth fel y Ddeddf neu Ddeddf Partneriaethau Atebolrwydd Cyfyngedig 2000 neu reoliadau. Rydyn ni’n nodi’r gofynion yn rheolau’r cofrestrydd a wnaed o dan adran 1117 o’r Ddeddf ar ffurf, dull cyflwyno a dull dilysu dogfennau.

Cyflwyno dogfennau yn electronig

Mae’r cofrestrydd hefyd yn pennu gofynion o ran y ffurf dull dilysu a dull cyflwyno dogfennau drwy gyfrwng electronig. Hefyd mae’r rhain yn cael eu cynnwys yn rheolau’r cofrestrydd. Yn achos cwmnïau a PACau sy’n ffeilio’n electronig drwy gyfrwng meddalwedd, mae’r rheolau’n nodi’r fformat electronig y mae’n rhaid iddyn nhw ei ddefnyddio ar gyfer pob dogfen, sut mae’n rhaid iddyn nhw ddilysu’r ddogfen (yn lle’r llofnod ac enw cofrestredig a rhif y cwmni ar ffurflenni papur) a sut mae’n rhaid iddyn nhw ei hanfon. I’r rhai sy’n ffeilio drwy gyfrwng gwefan Tŷ’r Cwmnïau, mae’r fformatiau ar gyfer dogfennau unigol i gyd yn cael eu dangos ar y wefan ac felly hefyd y dull dilysu. Ar ôl ichi lenwi’r ddogfen byddwch yn ei chyflwyno’n uniongyrchol drwy gyfrwng y wefan.

Cyflwyno dogfennau papur

Yn achos cwmnïau a PACau sy’n cyflwyno dogfennau papur, mae rheolau’r cofrestrydd yn darparu ar gyfer fformat ffurflenni papur, gan nodi er enghraifft sut mae’n rhaid iddyn nhw edrych, sut i’w llenwi (er enghraifft ag inc du), pwy gaiff eu llofnodi ac i ble mae’n rhaid eu hanfon.

Mae’r rheolau hefyd yn cynnwys pob dogfen arall megis cyfrifon blynyddol y mae’n rhaid i gwmnïau a PACau eu cyflwyno i’r cofrestrydd. Yn yr achosion hyn, mae’r rheolau’n ei gwneud yn ofynnol, er enghraifft, ichi ddefnyddio inc du ar bapur gwyn ac yn nodi pwy sy’n gorfod eu llofnodi a ble y dylid cofnodi’r enw cofrestredig a’r rhif.

2. Ble ca i weld y ffurflenni a rheolau’r cofrestrydd?

Mae’r rheolau a’r ffurflenni papur perthynol a’r fformatiau electronig ar gyfer ffeilio’n electronig i gyd ar gael ar ein gwefan. Cewch ofyn am gopi caled hefyd drwy ffonio’n Canolfan Gyswllt ar 0303 1234 500.

3. Cyflwyno a derbyn dogfennau (Adran 1071)

Nid yw dogfen wedi’i chyflwyno i’r Cofrestrydd nes iddi ddod i law. Yn gyffredinol, rydyn ni’n trin dogfen fel dogfen sydd wedi dod i law pan fydd wedi’i chyflwyno’n llwyddiannus (â llaw, drwy’r post, DX neu LP yn yr Alban) i Dŷ’r Cwmnïau. Rydym wedi gosod mewn rheolau ba bryd yr ystyrir o dan y gyfraith fod dogfennau wedi cael eu cyflwyno i’r Cofrestrydd ymhob un o’n swyddfeydd, gan y bydd y man derbyn yn amrywio ar draws swyddfeydd Tŷ’r Cwmnïau a hynny oherwydd oriau agor y swyddfeydd unigol a threfniadau’r adeiladau, yn ogystal â lefelau gwahanol y gwasanaethau post, post DX ac LP yn y swyddfa.

I wneud yn siŵr eich bod yn sicrhau’r dyddiad derbyn cynharaf posibl, byddwn yn derbyn dogfennau yn unrhyw un o swyddfeydd Tŷ’r Cwmnïau, ni waeth ble mae’r cwmni neu’r PAC wedi’u cofrestru.

Mae pob tabl canlynol yn nodi’r pwynt derbyn yn ein swyddfeydd ar sail amlder y dull cyflwyno:  

4. Beth yw ystyr cyflwyno dogfen yn y modd priodol? (Adran 1072)

Mae dogfen sydd wedi’i chyflwyno’n briodol yn un sy’n cwrdd â’r holl ofynion y rheolau’r cofrestrydd  a’r ddeddfwriaeth y’i cyflwynir odani. Ar y cyfan, mae’r ddeddfwriaeth yn disgrifio beth y mae’n rhaid ei gynnwys yn y ddogfen, ac mae’r rheolau’n pennu ffurf y ddogfen, unrhyw ofynion ar gyfer ei dilysu a ble y mae’n rhaid ei chyflwyno.

Yn arbennig bydd dogfen wedi’i chyflwyno’n briodol:

• pan fo’n cynnwys holl wybodaeth y mae’r ddeddfwriaeth yn gofyn amdani
• pan fo’n bodloni’r holl gofynion yn rheolau’r cofrestrydd ar ffurf,, er enghraifft ei bod yn y fformat cywir (hynny yw, y ffurflen bapur gywir neu’r fformat electronig cywir) a’i bod yn gallu cael ei sganio neu ei chopïo;
• pan fo wedi’i dilysu (drwy gyfrwng llofnod yn achos ffurflen bapur neu drwy ei dilysu’n electronig i’w ffeilio’n electronig), ac yn cynnwys enw a rhif y cwmni neu PAC pan fo’u hangen;
• pan fo wedi bodloni unrhyw ofynion ynglŷn â’i chyflwyno, er enghraifft ei bod wedi’i hanfon yn electronig os yw’r cwmni wedi cytuno â’r cofrestrydd mai dim ond yn electronig y bydd yn ffeilio dogfennau o’r fath;
• pan fo’n cydymffurfio ag unrhyw gofynion sy’n ymwneud ag iaith a/neu pan geir cyfieithiad ardystiedig gyda hi os yw’r ddogfen mewn iaith heblaw Saesneg;
• pan fo’n defnyddio’r cymeriadau a ganiateir (cymeriadau, llythrennau a symbolau a ganiateir gan yr Ysgrifennydd Gwladol mewn Rheoliadau’r Cofrestrydd Cwmnïau a Gwneud Cais am Ddileu o’r Gofrestr 2009 mewn enwau a chyfeiriadau, oni bai bod darpariaeth arbennig drwy ryddhad sydd wedi’i gynnwys yn y rheoliadau hynny
• pan fo’n bodlon’r ofynion sydd gan y cofrestrydd ynghylch ardystio neu ddilysu dogfen fel copi gwir neu gywir neu gyfieithiad; a
• phan fo’r ffi gywir am ffeilio’r ddogfen yn cael ei chyflwyno gyda hi.

5. Beth sy’n digwydd os na chaiff fy nogfen ei chyflwyno yn y modd priodol? (Adran 1073)

Ran amlaf, bydd y cofrestrydd yn gwrthod y ddogfen ac yn dweud wrthoch chi am yr hyn y mae angen ichi ei wneud nesaf er mwyn cywiro pethau. Er hynny, mae’n dal yn bosibl i’r cofrestrydd dderbyn dogfen nad yw’n bodloni’r gofynion ynglŷn â chyflwyno dogfen yn y modd priodol. Er enghraifft, mewn dogfen fawr, efallai na fydd yn amlwg i’r cofrestrydd fod rhywbeth ar goll neu’n anghywir, a gall ei chofrestru heb sylwi.

6. Os yw’r Cofrestrydd yn derbyn dogfen na chyflwynwyd mewn modd priodol, a yw hyn yn dileu’r gofyniad gwreiddiol i’w chyflwyno yn y modd priodol?

Nac ydy. Dydy’r ffaith bod y cofrestrydd wedi derbyn y ddogfen ac wedi’i chofrestru ddim yn golygu bod y gofyniad gwreiddiol wedi cael ei bodloni.. Oherwydd hynny, mae’r rhwymedigaeth wreiddiol i ffeilio’r ddogfen yn parhau ac mae unrhyw rwymedigaethau sy’n codi drwy beidio â gwneud hynny yn dal yn gymwys.

Fe allai’r cofrestrydd benderfynu cymryd camau pellach ar ôl cofrestru’r ddogfen - er enghraifft pe bai trydydd parti’n dangos nad yw’n cydymffurfio â’r rhwymedigaethau statudol. Mewn achosion o’r fath, gallai’r cofrestrydd ysgrifennu at y cwmni neu’r PAC i ofyn iddyn nhw gyflwyno dogfen amnewidiad , ynghyd â ffurflen eglurhaol RP01 neu LL RP01 sy’n cydymffurfio â’r holl gofynion ynglŷn â chyflwyno dogfennau yn y modd priodol.

Os cyflwynir dogfen yn lle’r un wreiddiol gyda’r ffurflen RP01 neu LL RP01 priodol yna gall y cofrestrydd ddileu’r un wreiddiol. Os na fydd y cwmni neu’r PAC yn ymateb, caiff y cofrestrydd anfon hysbysiad i roi 14 diwrnod iddyn nhw i ffeilio dogfen sy’n cydymffurfio â’r gofynion ynglŷn â chyflwyno dogfennau yn y modd priodol.

Pennod 2 - Pwerau i ddiwygio’r gofrestr

Mae’r Ddeddf yn disgrifio’r amgylchiadau lle gellir diwygio neu egluro’r gofrestr. Yn y mwyafrif o achosion, mae’r amgylchiadau’n benodol iawn ac mae pwerau’r cofrestrydd yn gyfyngedig. Mae’r bennod hon yn disgrifio’r pwerau a’r amgylchiadau lle gellir ymarfer pob un o’r pwerau.

1. Beth os bydd dogfen yn cynnwys deunydd diangen? (Adran 1074)

Weithiau, mae cwmnïau a PACau yn anfon gwybodaeth at y cofrestrydd yn anfwriadol. Mae’r Ddeddf wedi gwneud darpariaeth i ddelio â’r broblem hon o dan rai amgylchiadau er mwyn galluogi’r cofrestrydd i ddileu “deunydd diangen” o’r gofrestr.

Mae Adran 1074 o’r Ddeddf yn diffinio deunydd diangen fel deunydd;

• nad oes mo’i angen i gyflawni’r rhwymedigaeth statudol, ac
• nad oes awdurdod penodol yn bodoli i’w gyflwyno i’r cofrestrydd.

Rhaid i’r cofrestrydd fod yn fodlon bod y wybodaeth yn diwallu dwy ran y diffiniad hwnnw cyn y gall ystyried a oes modd ei dileu ai peidio.

Ni ellir dileu’r wybodaeth yn aml am nad yw’n diwallu dwy ran y diffiniad. Enghraifft gyffredin yw lle bo gan gwmni bychan yr hawl i gyflwyno cyfrifon statudol cryno i’r cofrestrydd, ond mae’n cynnwys gwybodaeth a geir mewn cyfrifon statudol llawn fel rheol wrth gyflwyno’r ddogfen. Yn yr achos hwn,mae’n bosibl y gallai ddiwallu ail ran y diffiniad am y cyflwynwyd y wybodaeth ychwanegol trwy ddamwain, ac nad oedd awdurdod penodol i’w chyflwyno. Fodd bynnag, mae’r rhyddid i gynnwys gwybodaeth o’r fath mewn cyfrifon statudol yn golygu na ellir bodloni rhan cyntaf y diffiniad yn aml. Adeg cyflwyno’r wybodaeth, ni fyddai’r cofrestrydd yn ymwybodol na fwriadwyd i’r wybodaeth ychwanegol fodloni’r gofyniad statudol i gyflwyno copi o’r cyfrifon cymeradwy.

Mewn achosion nad ydynt yn bodloni’r diffiniad o ddeunydd diangen, gall y cwmni ystyried gwneud cais i’r llysoedd er mwyn sicrhau ei fod yn cael ei ddileu – gweler cwestiwn 13.

Lle bo’r wybodaeth yn bodloni’r diffiniad o "ddeunydd diangen", gall y cofrestrydd ddeilio â hyn mewn sawl ffordd wahanol, yn dibynnu a all ei gwahanu oddi wrth weddill y ddogfen ai peidio. Os oes modd ei gwahanu, gall y cofrestrydd ymdrin â hyn yn y modd a ddisgrifir yng nghwestiwn 7 isod.

Mae’n bwysig nodi na ellir dileu dogfennau cyfan am eu bod yn cynnwys deunydd diangen, am fod hyn yn berthnasol i ran o’r deunydd mewn dogfen yn unig.

2. Cywiro dogfennau’n anffurfiol. (Adran 1075)

Mae gan y cofrestrydd bŵer i gywiro dogfen yn anffurfiol os yw’n anghyflawn neu’n anghyson yn fewnol cyn iddo ei chofrestru. Mae cywiriad anffurfiol ar gael mewn perthynas â chofrestru arwystlon yn unig. Mae hyn am fod cofrestru arwystl yn dwyn goblygiadau sylweddol ar gyfer y cwmni neu’r PAC, yn enwedig os bydd y cwmni’n ymddatod wedyn. Mae yna gyfyngiadau statudol o ran amser ar gyflwyno arwystlon i’w cofrestru hefyd.

Rhaid i bobl sydd am fanteisio ar y ddarpariaeth hon gytuno yn gyntaf i’r cofrestrydd gysylltu â nhw a rhoi i’r cofrestrydd unrhyw gyfarwyddiadau y bydd eu hangen er mwyn cywiro dogfen.

Lle bo’r cofrestrydd yn derbyn dogfen sy’n anghyflawn neu’n anghyson â hi ei hun, er mwyn gallu ei chywiro’n anffurfiol, gall ofyn i’r person sydd ag awdurdod i’w chywiro roi’r cyfarwyddiadau priodol. Mae dogfen anghyflawn yn fwyaf tebyg o fod â gwybodaeth ar goll ohoni y gall y cofrestrydd ei chynnwys ar ôl iddo holi’r person a gyflwynodd y ddogfen a chael cyfarwyddiadau gan y person hwnnw. Un enghraifft fyddai lle na fyddai’r manylion rhagnodedig ar ffurflen 'Manylion morgais neu arwystl’ ( MG01 neu LLMG01 ) yn cyd-fynd â’r manylion ar y weithred ei hun. Am resymau amlwg, fydd y cofrestrydd byth yn gosod llofnod coll ar y ddogfen.

Dogfen sy’n anghyson â hi ei hun yw dogfen lle mae gwybodaeth sydd wedi’i chynnwys yn y ddogfen, yn anghyson â gwybodaeth arall sydd wedi cael ei chyflwyno fel rhan o’r gofyniad ffeilio . Caiff y cofrestrydd ofyn i’r person sydd wedi’i awdurdodi i’w chywiro roi’r cyfarwyddiadau priodol.

Rhaid i’r cofrestrydd gael ei fodloni bod gan y person sy’n rhoi’r cyfarwyddiadau hawl i wneud hynny. Mae hynny’n olygu creu cyfrinair neu god rhwng y cofrestrydd a naill ai’r person a gyflwynodd y ddogfen wreiddiol neu’r person a’i dilysodd.

Ar ôl i’r cofrestrydd gywiro’r ddogfen, mae’n ei thrin fel pe bai wedi’i chyflwyno pan wnaeth y cywiriad.

3. Beth os bydd angen imi ddisodli dogfen? (Adran 1076)

Mae’r cofrestrydd yn cael derbyn dogfen i ddisodli dogfen a gyflwynwyd o’r blaen, ond dim ond os oedd y ddogfen wreiddiol a gafodd ei ffeilio:

• ddim yn bodloni’r gofynion ynglŷn â chyflwyno dogfennau yn y modd priodol, (er enghraifft, ei bod heb ei llofnodi); neu
• yn cynnwys deunydd diangen.

Rhaid i’r cofrestrydd gael ei fodloni mai’r person sy’n cyflwyno’r ddogfen newydd yw’r person a gyflwynodd y ddogfen wreiddiol neu’r cwmni neu’r PAC y mae’r un wreiddiol yn cyfeirio atyn nhw. Rhaid hefyd i’r ddogfen amnewidiad gydymffurfio â’r gofynion ynglŷn â chyflwyno dogfennau yn y modd priodol. Os hoffech ffeilio dogfen amnewidiad, mae’n rhaid ichi anfon y ddogfen amnewidiad gyda Ffurflen RP01 neu LLRP01. Mae ar y cofrestrydd angen hon er mwyn iddo gyplysu’r ddogfen newydd â’r un wreiddiol. Ar bapur yn unig y cewch ffeilio dogfennau amnewidiad: dydy’r cyfleuster ddim ar gael ar gyfer ffeilio electronig eto.

Does dim modd anfon dogfen amnewidiad os cafodd yr un wreiddiol ei chyflwyno o dan ddarpariaethau’r Ddeddf sy’n ymwneud ag arwystlon, er enghraifft manylion arwystl. Y rheswm am hyn yw bod darpariaethau wedi’u gwneud eisoes ar gyfer cywiro arwystlon o dan adrannau 873 ac 888 o’r Ddeddf..

4. Beth sy’n digwydd i’r ddogfen wreiddiol?

Gall y cofrestrydd benderfynu a ddylai’r ddogfen wreiddiol gael ei thynnu neu beidio o dan yr amgylchiadau hyn, a bydd yn pwyso a mesur pob achos yn unol â’i ragoriaethau (gweler cwestiwn 7). Gall ei benderfyniad ddibynnu a ydy budd y cyhoedd yn cael ei warchod yn well drwy adael y ddogfen ar y gofrestr neu ei thynnu.

5. Beth yw anodi’r gofrestr?  (Adran 1081).

Rhaid i’r cofrestrydd anodi’r gofrestr o dan amgylchiadau penodol er mwyn i chwilwyr y gofrestr fod yn ymwybodol o’r hyn y mae’r cofrestrydd wedi'i wneud, pam a pha bryd. Wrth anodi’r gofrestr, rhaid i’r cofrestrydd gofnodi:

• dyddiad cyflwyno’r ddogfen wreiddiol;
• natur a dyddiad cywiriad os yw’r cofrestrydd wedi cywiro dogfen yn anffurfiol o dan adran 1075 o’r Ddeddf;
• dyddiad disodli dogfen a’r ffaith ei bod wedi’i disodli; ac
• ar ba ddyddiad ac o dan ba bŵer y tynnodd y cofrestrydd unrhyw ddeunydd, a disgrifiad o’r deunydd.

Caiff y cofrestrydd anodi’r gofrestr hefyd os yw o’r farn bod yr wybodaeth arni yn gamarweiniol neu’n peri dryswch. Gall arfer y pŵer hwn, er enghraifft, os bydd datganiad cyfalaf a gafwyd oddi wrth gwmni yn dangos ffigur gwahanol i’r ffigur sydd gan Dŷ’r Cwmnïau. Caiff y cofrestrydd ddileu anodiad hefyd os nad yw’n ateb diben buddiol mwyach.

6. Beth gall y cofrestrydd ei wneud am anghysondeb ar y gofrestr? (Adran 1093)

Os bydd y cofrestrydd o’r farn bod gwybodaeth mewn dogfen a gyflwynwyd iddo yn ymddangos fel petai’n anghyson â gwybodaeth arall ar y gofrestr, rhaid iddo ei derbyn, ond mae’n cael cymryd camau wedyn i ddatrys yr anghysondeb. Er enghraifft, gallai’r cofrestrydd gael hysbysiad ynglŷn ag ymddiswyddiad swyddog cwmni neu PAC na chafodd ei benodiad ei fynegi i’r cofrestrydd, neu ffurflen flynyddol sy’n cynnwys manylion swyddog na chafodd ei benodiad ei fynegi i’r cofrestrydd. Er hynny, fyddai anghysondeb ddim yn cynnwys ffurflen anghyflawn neu ffurflen heb ei llofnodi, neu ffurflen sydd heb ei chyflwyno yn y modd priodol mewn unrhyw ffordd arall.

I ddechrau, efallai bydd y cofrestrydd yn ysgrifennu at y cwmni neu’r PAC i ofyn iddyn nhw ddatrys yr anghysondeb drwy ffeilio dogfenn arall er mwyn cywiro'r gofrestr. Os na fyddan nhw’n cydymffurfio â’r cais cyntaf hwn, mae gan y cofrestrydd bŵer i roi hysbysiad anghysondeb ffurfiol iddyn nhw. Bydd yr hysbysiad ffurfiol hwn:

(a) yn datgan bod yr wybodaeth a gynhwyswyd yn y ddogfen yn ymddangos yn anghyson â gwybodaeth arall ar y gofrestr, ac
(b) yn ei gwneud yn ofynnol iddyn nhw gyflwyno i’r cofrestrydd dogfen ychwanegol y mae'i hangen er mwyn datrys yr anghysondeb o fewn 14 diwrnod ar ôl i’r hysbysiad gael ei roi.

Efallai bydd y cofrestrydd yn cael anodi’r gofrestr hefyd i ddangos bod yna anghysondeb.

Os bydd y cwmni neu’r PAC yn methu â chydymffurfio â’r hysbysiad, bydd y cwmni neu’r PAC a phob swyddog iddyn nhw sy’n methu yn euog o dramgwydd ac yn agored, o’u collfarnu’n ddiannod, i ddirwy.

7. Beth all gael ei dynnu o’r gofrestr yn weinyddol? (Adran 1094)

Mae’r cofrestrydd yn cael tynnu’r canlynol o’r gofrestr yn weinyddol:

• deunydd diangen (gweler pennod 2 cwestiwn 1); neu
• ddeunydd sy’n deillio o ddogfen sydd wedi'i disodli am na chafodd ei chyflwyno yn y modd priodol neu a gafodd ei ddisodli yn sgil hysbysiad anghysondeb. (gweler pennod 2 cwestiynau 3, 4 a 6).

Mae yna ddau gyfyngiad clir ar bwerau’r cofrestrydd i dynnu deunydd o dan Adran 1094. Dydy’r cofrestrydd ddim yn cael tynnu oddi ar y gofrestr unrhyw beth y bu’n rhaid iddo ei dderbyn, na deunydd y mae ei gofrestru wedi dod â chanlyniadau cyfreithiol i’r cwmni neu’r PAC fel y bo’n briodol o ran y canlynol:

• eu ffurfio;
• newid enw;
• eu hailgofrestru (yn gymwys i gwmnïau yn unig);
• dechrau neu orffen bod yn Gwmni Buddiant Cymunedol (yn gymwys i gwmnïau yn unig);
• gostyngiad yn y cyfalaf (yn gymwys i gwmnïau yn unig);
• newid swyddfa gofrestredig;
• cofrestru arwystl; a
• diddymu.

Dydy’r cofrestrydd ddim ychwaith yn cael mynd ati’n weinyddol i dynnu oddi ar y gofrestr gyfeiriad cofrestredig rhywun ar gyfer cyflwyno dogfennau at ddibenion adran 1140 o’r Ddeddf. Mae’n rhaid i gyfarwyddwyr, ysgrifenyddion ac eraill gael cyfeiriadau o’r fath.

8. A fydd y cwmni neu’r PAC yn derbyn hysbysiad cyn i unrhyw ddeunydd gael ei ddileu o’i g/chofnod?

Bydd, oni bai bod hyn yn digwydd ar gais y cwmni neu’r PAC. Wrth dynnu neu cyn tynnu unrhyw ddeunydd, mae’n rhaid i’r cofrestrydd roi hysbysiad i naill ai:

(a) y person a gyflwynodd y deunydd (os yw’n gwybod pwy yw’r person hwnnw, ei (h)enw a chyfeiriad); neu
b) y cwmni neu’r PAC y mae’r deunydd yn ymwneud â nhw. 

Rhaid i’r hysbysiad ddatgan y dyddiad y mae’n cael ei roi; pa ddeunydd sydd wedi’i dynnu neu i’w dynnu, ac ar ba sail.

9. Beth yw unioni’r gofrestr? (Adran 1095 a Rheoliadau’r Cofrestrydd Cwmnïau a Cheisiadau am Ddileu Cwmnïau o’r Gofrestr 2009)

Dyma bŵer arall sy’n caniatáu i’r cofrestrydd dynnu deunydd oddi ar y gofrestr o dan amgylchiadau penodol. Mae hyn yn ymwneud yn unig â deunydd arbennig sydd wedi’i bennu yn Rheoliadau’r Cofrestrydd Cwmnïau a Cheisiadau am Ddileu o’r Gofrestr 2009, a dim ond yn yr amgylchiadau canlynol y mae’n caniatáu dileu’r deunydd:

• sy’n deillio o unrhyw beth annilys neu aneffeithiol, neu a wnaed heb awdurdod y cwmni neu’r PAC; neu
• sy’n ffeithiol anghywir neu sy’n deillio o rywbeth sy’n ffeithiol anghywir neu wedi’i ffugio.

Mae’r broses hon yn caniatáu i’r cofrestrydd ymdrin, er enghraifft, â herwgipio cwmnïau a deunydd ffug pan fo’r mater yn un syml a diddadl. Herwgipio cwmni yw pan fydd pobl ddiawdurdod yn ffeilio dogfennau sy’n newid, er enghraifft, cyfarwyddwyr a swyddfa gofrestredig cwmni, at ddibenion troseddol yn ôl pob tebyg.  Enghreifftiau eraill o ffeilio ffug fyddai penodi neu ddiswyddo cyfarwyddwyr heb yn wybod iddyn nhw. O dan Ddeddf Cwmnïau 1985 doedd dim dull statudol i unioni’r gofrestr fel hyn.

Arfer y cofrestrydd o’r blaen, at ei gilydd, oedd tynnu gwybodaeth oddi ar y gofrestr dim ond pan geid gorchymyn llys i wneud hynny.  Oherwydd hynny, byddai’n rhaid i gwmni, PAC neu berson eraill yr effeithiwyd arno fynd i’r llys pe bai am i wybodaeth ffug gael ei thynnu. Erbyn hyn, mae dull gweinyddol ar gael i ganiatáu i ddeunydd penodol gael ei dynnu o dan amgylchiadau penodol. (gweler pennod 2, cwestiwn 7)

Dydy’r pwerau ddim yn gyfyngedig bob amser i dynnu dogfennau ffug ac maen nhw’n gallu caniatáu i’r cofrestrydd dynnu dogfennau neu wybodaeth benodol sy’n deillio ohonyn nhw ac sy’n ffeithiol anghywir. Un enghraifft o hyn fyddai ffurflenni yn cynnwys gwall ffeithiol, megis dyddiad geni anghywir person.

Er hynny, oherwydd statws cyfreithiol cyfeiriad y swyddfa gofrestredig, dim ond y cwmni neu’r PAC eu hunain a gaiff wneud cais i’r cofrestrydd am unioni newid yn eu swyddfa gofrestredig. Dim ond os cafodd yr hysbysiad gwreiddiol ynglŷn â’r newid ei ffeilio’n ffug neu ei ffeilio heb yn wybod i’r cwmni neu’r PAC y caiff wneud hyn. Mae hyn yn wir hefyd am gyfeiriad sefydliad yn y DU mewn perthynas â chwmni tramor.

10. Sut mae gwneud cais?

Bydd angen ichi lenwi Ffurflen RP02a neu LLRP02a; fel arall, os yw’r unioni’n ymwneud â newid y swyddfa gofrestredig neu gyfeiriad sefydlu yn y DU, Ffurflen RP02b neu LL RP02b, a hefyd:

• pennu pa ddeunydd yr hoffech ei dynnu o’r gofrestr gan ddangos ble ar y gofrestr y mae; a
• chadarnhau bod y deunydd sydd wedi’i bennu yn eich cais yn cydymffurfio ag Adran 1095 o’r Ddeddf a Rheoliadau’r Cofrestrydd Cwmnïau a Cheisiadau am Ddileu Cwmnïau o’rGofrestr 2009.

11. I ba ddeunydd y mae proses y cofrestrydd ar gyfer unioni’r gofrestr yn gymwys?

Mai’r deunydd canlynol sydd dan sylw:

• rhoi gwybod am swyddog arfaethedig (cyfarwyddwyr ac ysgrifenyddion) wrth gorffori (o dan y Ddeddf), neu wrth gofrestru cwmni tramor (o dan Reoliadau Cwmnïau Tramor 2009);:
• hysbysiad aelodau arfaethedig ac aelodau dynodedig wrth gofrestru PAC (o dan Reoliadau PAC 2009);
• rhestr o’r bobl sydd wedi’u hawdurdodi i dderbyn hysbysiadau swyddogol gennym, a chynrychiolwyr parhaol cwmni tramor wrth gofrestru (o dan Reoliadau Cwmnïau Tramor 2009);
• hysbysiadau penodi, newid manylion a diswyddo cyfarwyddwyr ac ysgrifenyddion (o dan y Ddeddf);  
• hysbysiadau penodi, newid manylion a diswyddo aelodau ac aelodau dynodedig o PAC (o dan Reoliadau PAC 2009); 
• hysbysiadau penodi, newid manylion a diswyddo person sydd wedi’i awdurdodi i dderbyn dogfennau sy’n cael eu cyflwyno neu gynrychiolydd parhaol cwmni tramor(o dan Reoliadau Cwmnïau Tramor 2009);
• hysbysiad newid swyddfa gofrestredig cwmni(o dan y Ddeddf) neu swyddfa gofrestredig PAC (o dan Ddeddf Partneriathau Atebolrwydd Cyfyngedig 2000), a hysbysiad newid cyfeiriad sefydliad yn y DU ar gyfer cwmni tramor(o dan Reoliadau Cwmnïau Tramor 2009).

12. Beth sy’n digwydd wedyn?

Pan ddaw cais i law, bydd y cofrestrydd yn ysgrifennu i roi hysbysiad:

• i holl gyfarwyddwyr ac ysgrifenyddion y cwmni (sy’n hysbys i’r cofrestrydd adeg y cais);
• i’r aelodau dynodedig o’r PAC (sy’n hysbys i’r cofrestrydd adeg y cais);
• i swyddfa gofrestredig y cwmni neu’r PAC,neu yn achos cwmni tramor,i’r cyfeiriad sefydlu yn y DU
• i gyflwynwyd y ddogfen (os yw’n hysbys) ac mewn rhai enghreifftiau
• at unrhyw un arall y mae a wnelo’r deunydd â nhw

gan nodi ei fod yn bwriadu tynnu’r deunydd a nodwyd yn y cais oni bai ei fod yn cael gwrthwynebiad o fewn 28 diwrnod ar ôl dyddiad rhoi’r hysbysiad. Yn achos cwmni tramor, bydd y cofrestrydd hefyd yn ysgrifennu at bawb sydd wedi’i awdurdodi i dderbyn dogfennau sy’n cael eu cyflwyno a’r cynrychiolydd parhaol; a byddwn yn rhoi gwybod i’r cwmni tramor yng nghyfeiriad ei sefydliad yn y DU.

Os na fydd yna wrthwynebiadau, bydd y cofrestrydd yn tynnu’r deunydd ac yn anodi’r gofrestr yn unol â hynny. Os bydd rhywun yn gwrthwynebu tynnu’r deunydd, mae’r broses yn dod i stop. Bydd ffurflen gwrthwynebiad Ffurflen RP03 yn atal y cofrestrydd rhag tynnu’r deunydd. O dan amgylchiadau o’r fath, bydd y cofrestrydd yn ysgrifennu at yr ymgeisydd ac at bob person arall yr oedd wedi rhoi hysbysiad iddyn nhw o’r blaen, i roi gwybod bod yr unioni wedi’i atal.  Caiff yr ymgeisydd ystyried naill ai gwneud ail gais i’r cofrestrydd neu fynd â’r mater i’r llys a gofyn am unioniad o dan Adran 1096 (gweler pennod 2 cwestiwn 13 isod).

Dim ond mewn achosion didrafferth y caiff y cofrestrydd weithredu, a hynny pan nad oes gwrthwynebiad i’r bwriad i dynnu deunydd. Mae’r ffaith bod gwrthwynebiad yn dod i law yn dangos bod yna anghydfod ynghylch ffeithiau’r achos. All y cofrestrydd ddim dyfarnu ar yr hyn sy’n gywir ac yn anghywir; mater sy’n briodol i’r llysoedd o dan Adran 1096 yw hynny.

Os yw’r achos yn ymwneud â ffeilio drwy dwyll, fyddai’r cofrestrydd ddim fel rheol yn disgwyl i ddogfennau gael eu ffeilio yn lle’r rhai gwreiddiol. Ar gyfer dogfennau sy’n ffeithiol anghywir, fe fyddai fel arfer yn disgwyl cael dogfen newydd i gywiro’r gofrestr.

Lle bo unrhyw ddeunydd oedd â chanlyniad cyfreithiol wedi cael ei ddileu o’r gofrestr, o dan y broses hon caiff unrhyw un y mae’n ymddangos i’r llys bod ganddyn nhw ddigon o fuddiant wneud cais i’r llys am i’r gorchmynion canlyniadol hynny sy’n ymddangos yn gyfiawn o ran eu heffaith gyfreithiol (os o gwbl) gael eu priodoli i’r deunydd ar y sail ei fod wedi bod ar y gofrestr.

13. Unioni’r gofrestr o dan orchymyn llys (Adrannau 1096 a 1097)

Rhaid i’r cofrestrydd dynnu o’r gofrestr unrhyw ddeunydd:

• sy’n deillio o unrhyw beth y mae'r llys yn dyfarnu ei fod yn annilys neu’n aneffeithiol, neu ei fod wedi’i wneud heb awdurdod y cwmni neu’r PAC; neu
• y mae llys yn datgan ei fod yn ffeithiol anghywir, neu ei fod yn deillio o rywbeth sy’n ffeithiol anghywir, neu wedi’i ffugio; ac
• y mae’r llys yn cyfarwyddo ei dynnu o’r gofrestr.

Fodd bynnag, ni all y llys arfer y pŵer hwn i unioni lle bo ganddo bwerau penodol eraill yn y Ddeddf i drin y mater, er enghraifft, o dan ddarpariaethau Rhan 15 o’r Ddeddf sy’n ymwneud â diwygio cyfrifon diffygiol, neu adrannau 873 ac 888 (unioni’r gofrestr arwystlon).

Mae’n rhaid i’r gorchymyn llys bennu’r hyn y mae’n rhaid i’r cofrestrydd ei dynnu o’r gofrestr a dangos ble ar y gofrestr y mae. Ni all y llys orchymyn dileu deunydd y mae ei gofrestriad wedi dwyn goblygiadau cyfreithiol ar gyfer y cwmni neu’r PAC, oni bai ei fod yn fodlon bod,

• presenoldeb y deunydd wedi achosi niwed i’r cwmni neu’r PAC, neu y gallai wneud hynny; a
• bodd y manteision i’r cwmni neu’r PAC sy’n deillio o ddileu’r deunydd yn drech na’r manteision i unrhyw berson arall y sgil cadw’r deunydd ar y gofrestr.

Ceir rhestr o’r deunydd y mae ei gofrestru yn dwyn goblygiadau cyfreithiol ym mhennod 2, cwestiwn 7.

Mae’r llys yn cael tynnu oddi ar y gofrestr gyfeiriad cofrestredig person ar gyfer cyflwyno dogfennau at ddibenion adran 1140 o’r Ddeddf.

Mae’r llys hefyd yn cael cyfarwyddo:

• bod rhaid i’r cofrestrydd dynnu unrhyw nodyn ar y gofrestr sy’n ymwneud â’r deunydd sy’n destun y gorchymyn;
• bod rhaid i’r cofrestrydd beidio â threfnu bod y gorchymyn ei hun ar gael i’w archwilio gan y cyhoedd;
• bod rhaid i’r cofrestrydd beidio â gwneud nodyn ar y gofrestr o ganlyniad i’r gorchymyn; neu
• fod unrhyw nodyn o’r fath yn cael ei gyfyngu i’r materion a bennir gan y llys.

Dim ond os yw’r llys wedi’i fodloni ynglŷn â’r canlynol y caiff wneud gorchmynion o’r fath:

• y gallai presenoldeb nodyn neu nodyn digyfyngiad neu’r ffaith bod y gorchymyn llys ar gael ar y gofrestr beri niwed i’r cwmni neu’r PAC ; a
• bod buddiant y cwmni neu’r PAC mewn peidio â datgelu yn drech na buddiannau unrhyw bersonau eraill mewn datgelu

14. Ailgyflwyno – cywiro gwallau ar y gofrestr

O dan amgylchiadau penodol, gall cwsmeriaid gyflwyno ffurflen arall (‘Ailgyflwyniad’) er mwyn cywiro gwallau ar ffurflen a gyflwynwyd i’r cofrestrydd o dan y Ddeddf neu ar 1 Hydref 2009 neu’n ddiweddarach.

Er enghraifft, os rhoddwyd dyddiad geni gwallus wrth gyflwyno ‘Hysbysiad penodi cyfarwyddwr’ (ffurflen AP01), gellir anfon Ailgyflwyniad at y cofrestrydd sy’n nodi’r holl wybodaeth a ddarparwyd eisoes, ynghyd â’r dyddiad geni cywir.

Caiff yr Ailgyflwyniad ei osod ar y gofrestr er mwyn ei diweddaru, ond bydd y ffurflen wreiddiol yn aros yno hefyd. Ni chaniateir ffeilio Ailgyflwyniad oni bai bod y ffurflen wreiddiol wedi cael ei chyflwyno mewn modd priodol a’i chofrestru, a bod y gwallau o dan sylw yn y deunydd a gofrestrwyd. Wrth ffeilio pob Ailgyflwyniad, rhaid i gwmnïau ffeilio ffurflen RP04 hefyd, a rhaid i PACau ffeilio ffurflen LL RP04.

Cewch ffeilio ‘Ailgyflwyniad’ ar gyfer y mathau canlynol o ffurflenni:

Cwmnïau

• AP01, AP02, AP03, AP04. Penodi cyfarwyddwr, cyfarwyddwr corfforaethol, ysgrifennydd neu ysgrifennydd corfforaethol./li>
• CH01, CH02, CH03, CH04 – Newid manylion cyfarwyddwr, cyfarwyddwr corfforaethol, ysgrifennydd neu ysgrifennydd corfforaethol.
• TM01, TM02 – Terfynu penodiad cyfarwyddwr neu ysgrifennydd.
• SH01 – Dychwelyd cyfrannau a glustnodwyd.
• AR01 – Ffurflen Flynyddol.

PACau

• LL AP01, LL AP02 – Penodi aelod, Penodi aelod corfforaethol.
• LL CH01, LL CH02 – Newid manylion aelod, Newid manylion aelod corfforaethol
• L TM01 – Terfynu penodiad aelod
• LL AR01 – Ffurflen Flynyddol.

Pennod 3 - Pwerau eraill y cofrestrydd

1. Cytuno i ddogfennau gael eu cyflwyno drwy ddull electronig: proses PROOF (Adran 1070)

Mae PROOF yn sefyll am PROtected On line Filing. Gall cwmni neu PAC wneud cytundeb gyda’r cofrestrydd y bydd yn ffeilio rhai dogfennau penodedig yn electronig yn unig.  Ar sail y cytundeb hwn, fydd y cofrestrydd ddim yn derbyn y dogfennau hynny o’u cyflwyno ar ffurf papur ar ran y cwmni neu'r PAC hwnnw heblaw o dan yr amgylchiadau sydd wedi’u nodi yn y cytundeb. Diben hyn yw caniatáu i gwmnïau a PACau eu diogelu eu hunain rhag y risg o gael eu herwgipio neu o weld dogfennau ffug yn cael eu ffeilio yn eu herbyn. Cewch ymuno â’r gwasanaeth hwn ar-lein drwy fynd i’n gwefan.

2. Pa mor hir y bydd y cofrestrydd yn cadw dogfennau? (Adran 1083)

Fel rheol mae’n rhaid i’r cofrestrydd gadw dogfennau papur gwreiddiol cwmnïau a PACau am 3 blynedd ar ôl iddyn nhw ddod i law. Mae’n gwneud hyn drwy gadw delwedd electronig o bob dogfen a gyflwynir iddo. Ar ôl y cyfnod hwnnw mae’n cael eu dinistrio cyhyd ag y bydd wedi cadw copi o’r wybodaeth a gafwyd ynddyn nhw. Mae hyn yn gymwys i bob dogfen y mae’r cofrestrydd yn ei dal pan ddaw’r ddarpariaeth hon i rym ar 1 Hydref 2009 ac i ddogfennau fydd yn dod i law wedyn. Os caiff y cofrestrydd ddogfen yn electronig, does dim rhaid iddo gadw’r ddogfen wreiddiol, cyhyd ag y bydd wedi’i chofnodi yn y gofrestr.

3. Beth am gwmnïau a PACau sydd wedi’u datod?(Adran 1084)

Pan fydd cwmni neu PAC wedi’u datod ers 2 flynedd, caiff y cofrestrydd gyfarwyddo y gellir symud y cofnodion ynglŷn â nhw i’r Swyddfa Cofnodion Cyhoeddus berthnasol ar gyfer Lloegr a Chymru, a Gogledd Iwerddon ac i Archifau Cenedlaethol  yr Alban. Y swyddfa honno wedyn fydd yn gyfrifol am gadw’r dogfennau, a hynny yn unol â’u rheolau eu hunain.

Mae’r un ddarpariaeth yn gymwys yn achos cwmnïau tramor y mae’n ymddangos eu bod wedi rhoi’r gorau i unrhyw gysylltiad â’r DU ac yn achos sefydliadau credyd neu sefydliadau ariannol nad yw’n ofynnol iddyn nhw ffeilio cyfrifon gyda’r cofrestrydd mwyach.

4. Ffeilio cyfieithiadau yn wirfoddol (Adran 1106)

Gall cwmnïau a PACau gyflwyno cyfieithiadau gwirfoddol o ddogfennau y maen nhw’n eu cyflwyno i’r cofrestrydd neu a gyflwynwyd ganddynt yn flaenorol, lle bo’r rheiny’n ddarostyngedig i ofynion datgelu’r Gyfarwyddeb (gweler adran 1078 o’r Ddeddf).

Os ydych chi am ffeilio cyfieithiad gwirfoddol mae’n rhaid ichi anfon y cyfieithiad ynghyd â Ffurflen VT01 neu LLVT01. Mae ar y cofrestrydd angen y ffurflen hon er mwyn cyplysu’r cyfieithiad o’r ddogfen â’r fersiwn gwreiddiol. Dim ond ar bapur y cewch ffeilio cyfieithiadau gwirfoddol; dydy’r cyfleuster ddim yn cynnwys ffeilio electronig eto. Os hoffech weld manylion llawn rheolau’r cofrestrydd ynglyn â ffeilio cyfieithiadau gwirfoddol (Cyfrol 2, Rhan 11, Pennod 3), edrychwch ar ein gwefan.

5. Trawslythrennu enwau a chyfeiriadau.

Rhaid i’r enwau a’r cyfeiriadau sy’n cael eu cyflwyno i'r cofrestrydd (sef enwau a chyfeiriadau unigolion, cwmnïau a PACau) gynnwys llythrennau, cymeriadau a symbolau fel y maen nhw wedi’u diffinio gan Reoliadau y Cofrestrydd Cwmnïau a Cheisiadau am Ddileu Cwmnïau o’r Gofrestr 2009 yn unig.

Serch hynny, mae yna ddogfennau lle cewch ddefnyddio llythrennau, cymeriadau a symbolau sydd “heb eu caniatáu” ar gyfer enwau a chyfeiriadau, sef:

• memorandwm cymdeithasiad (yn gymwys i gwmnïau yn unig);
• erthyglau cwmni (yn gymwys i gwmnïau yn unig);
• gorchymyn llys;
• cytundeb sy’n effeithio ar gyfansoddiad cwmni wedi’i gyflwyno o dan Bennod 3 o ran 3 o’r Ddeddf(yn gymwys i gwmnïau yn unig);
• adroddiad prisio wedi’i gyflwyno o dan adran 94(2)(d) o’r Ddeddf (yn gymwys i gwmnïau yn unig);
• dogfen wedi’i chyflwyno mewn cysylltiad â chwmni neu PAC sydd wedi’i chynnwys yng nghyfrifon grŵp ehangach y mae’n ofynnol iddo gyflwyno cyfrifon grŵp o dan adrannau 400(2)(e) a 401(2)(f) o’r Ddeddf, neu fel y caiff y rheiny eu cymhwyso gan reoliad 10 o Reoliadau PAC 2009;
• offeryn arwystl neu gopi o offeryn arwystl wedi’i gyflwyno i’r cofrestrydd (arwystlon cwmni) o dan Ran 25 o’r Ddeddf neu fel y caiff honno ei chymhwyso at PACau gan Reoliadau PAC 2009;
• copi ardystiedig o gyfansoddiad cwmni tramor wedi’i gyflwyno o dan reoliadau 8, 14 neu 15 o Reoliadau Cwmnïau Tramor 2009; a hefyd
• copi o ddogfennau cyfrifeg cwmni tramor wedi’i gyflwyno o dan reoliadau 9, 32, 45 neu 36 o Reoliadau Cwmnïau Tramor 2009; 
• copi o gyfrifon blynyddol cwmni tramor neu rai sefydliadau credyd neu ariannol (y mae Pennod 2 o Ran 6 o Reoliadau Cwmnïau Tramor 2009 yn gymwys iddynt), wedi’i gyflwyno o dan adran 441 o’r Ddeddf;

6. Ardystio dogfennau

Os oes rhaid i ddogfen sy’n cael ei chyflwyno i’r cofrestrydd gael ei hardystio fel cyfieithiad cywir, neu fel copi cywir, mae’r cofrestrydd wedi gwneud rheolau ynghylch pwy gaiff ardystio dogfennau. Mae gwahanol reolau’n berthnasol yn dibynnu a gododd y gofyniad i gyflwyno’r ddogfen cyn 1 Hydref 2009, ynteu ar y dyddiad hwnnw neu’n ddiweddarach. Os hoffech weld manylion llawn rheolau’r cofrestrydd ynghylch ardystio, edrychwch ar ein gwefan.

Pennod 4 - Ansawdd dogfennau

1. Beth fydd yn digwydd i ddogfennau y byddaf yn eu hanfon i Dŷ'r Cwmnïau?

Byddwn yn sganio’r dogfennau a’r ffurflenni y byddwch yn eu cyflwyno i ni er mwyn creu delwedd electronig.  Yna, byddwn yn storio’r dogfennau papur gwreiddiol, gan ddefnyddio’r ddelwedd electronig fel y ddogfen waith. 

Pan fydd cwsmer yn chwilio cofnod y cwmni, atgynhyrchir y ddelwedd electronig ar-lein.  Felly, mae’n bwysig bod y ddogfen wreiddiol yn ddarllenadwy, a’i bod yn gallu creu copi clir hefyd.

Mae’r bennod hon yn cynnig rhai canllawiau i’w dilyn wrth baratoi dogfen i’w ffeilio yn Nhŷ’r Cwmnïau.              

2. Sut ddylai dogfennau gael eu gosod?      

Dogfennau sy’n cael eu ffeilio yn electronig

Rhaid i ddogfennau sy’n cael eu ffeilio yn electronig gydymffurfio gyda’r manylebion a bennwyd gan y cofrestrydd yn ei reolau ynghylch ffeilio electronig.  Cynhwysir y diwyg ar gyfer trefn software filing yn y rheolau a gyhoeddir ar y wefan, ac mae’n gwefan yn cynnwys pob diwyg y bydd ei angen arnoch er mwyn ffeilio trwy gyfrwng y dull hwnnw.

Dogfennau papur

Yn gyffredinol, rhaid i bob dogfen bapur a anfonir i Dŷ’r Cwmnïau nodi enw a rhif cofrestru y cwmni neu’r PAC mewn man amlwg.  Ceir rhai eithriadau i’r rheol hon, a nodir yn rheolau cyhoeddedig y cofrestrydd.

Dylai dogfennau papur fod ar bapur gwyn plaen A4, a gorffeniad di-sglein.  Dylai’r testun fod yn ddu, yn eglur, yn ddarllenadwy a dylai’r dwysedd fod yn unffurf.  Rhaid i lythrennau a rhifau fod yn eglur ac yn ddarllenadwy er mwyn sicrhau bod modd i ni baratoi copi derbyniol o’r ddogfen.  Gallai’r canllawiau canlynol fod o gymorth:

Pan fyddwch yn llenwi ffurflen, a fyddech cystal â:

• defnyddio inc du neu deip du;
• defnyddio llythrennau trwm (bydd rhai pennau ysgrifennu ac wynebau teip tenau a chain yn creu copïau o ansawdd gwael);
• ni ddylech anfon copi carbon;
• ni ddylech ddefnyddio matrics-argraffydd; a
• chofiwch – gall llungopïau roi arlliw llwyd na fydd yn sganio’n dda.

Pan fyddwch yn cwblhau dogfennau eraill, cofiwch:

• y pwyntiau a wnaethpwyd eisoes am lenwi ffurflenni;
• y dylech ddefnyddio papur A4 gydag ymyl hael;
• eu darparu ar ffurf diwyg portread (hynny yw, yr ymyl byrraf ar draws y brig); a
• chynnwys y rhif cofrestru a’r enw ar y tudalen cyntaf.

3. Ble mae modd i mi gael gwybod mwy am hyn?

Am arweiniad pellach am ein gofynion argraffu, gweler ein gwefan neu ffoniwch 0303 1234 500.

Pennod 5 - Gwybodaeth Bellach

1. Sut ddylwn i gyflwyno gwybodaeth i Dŷ’r Cwmnïau?

Am fanylion llawn am yr holl ffyrdd o gyflwyno dogfennau i Dŷ’r Cwmnïau, yn electronig neu ar bapur, a fyddech cystal â throi at reolau’r cofrestrydd sy’n ymddangos ar ein gwefan. Y ffordd fwyaf diogel o gyflwyno gwybodaeth statudol i Dŷ’r Cwmnïau yw trwy ddefnyddio ein gwasanaethau ffeilio ar-lein. Am ragor o wybodaeth a manylion cofrestru, a fyddech cystal â throi at ein gwefan.

Os ydych yn anfon dogfennau yn y post, gyda negesydd, gyda’r Gwasanaeth Cyfnewid Dogfennau (DX) neu Bost Cyfreithiol (yn yr Alban), ac os hoffech gael derbynneb, bydd Tŷ’r Cwmnïau yn darparu nodyn cydnabod os byddwch yn cynnwys copi o’ch llythyr esboniadol gydag amlen â chyfeiriad a stamp arni er mwyn ei ddychwelyd.  Byddwn yn nodi cod bar ar eich copi chi o’ch llythyr, gan nodi’r dyddiad y’i cyflwynwyd, a’i ddychwelyd atoch yn yr amlen a ddarparwyd.

Sylwer:  nid yw nodyn sy’n cydnabod bod dogfen wedi cyrraedd, yn golygu bod dogfen wedi cael ei derbyn i’w chofrestru yn Nhŷ’r Cwmnïau.

Sylwer:  nid yw Tŷ’r Cwmnïau yn derbyn unrhyw ddogfennau statudol trwy gyfrwng neges ffacs, pdf neu e-bost.

2. A fydd yn rhaid i mi dalu er mwyn ffeilio dogfennau yn Nhŷ’r Cwmnïau?

Ni fydd yn rhaid i chi dalu ffi am nifer o’r dogfennau y bydd yn rhaid i chi eu hanfon i Dŷ’r Cwmnïau, ond bydd angen talu ffi ar gyfer rhai ac ni fyddwn yn eu derbyn er mwyn eu cofrestru heb y ffi hon.Am fanylion llawn, dylech droi at ein gwefan.

3. A oes modd i mi ffeilio dogfennau mewn ieithoedd eraill?

Fel arfer, mae’r gyfraith yn mynnu eich bod yn ffeilio dogfennau a anfonir i Dŷ’r Cwmnïau yn Saesneg.  Ceir eithriadau i’r rheol hon, fel y nodir isod. 

Gall cwmnïau a PACau gyflwyno’r dogfennau canlynol mewn ieithoedd eraill os anfonir cyfieithiad Saesneg ardystiedig o’r ddogfen hefyd:

• penderfyniadau a chytundebau sy’n effeithio ar gyfansoddiad cwmni ac wedi’u cyflwyno o dan Bennod 3 o Ran 3 o’r ddeddf (yn gymwys i gwmnïau yn unig);
• cyfrifon grwpiau mwy o fewn yr Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE), cyfrifon y grŵp ac adroddiad blynyddol y rhiant-ymgymeriad;
• cyfrifon grwpiau mwy y tu allan i’r AEE, cyfrifon y grŵp, a phan fo’n briodol, yr adroddiad blynyddol cyfunol
• offerynnau arwystlon neu gopïau o offerynnau arwystlon; 
• adroddiad prisio y mae’n ofynnol ei gyflwyno i’r cofrestrydd o dan adran 94(2)(d) o’r Ddeddf (yn gymwys i gwmnïau yn unig);
• erthyglau cymdeithasiad (yn gymwys i gwmnïau yn unig); 
• memorandwm cymdeithasiad (yn gymwys i gwmnïau yn unig); a
• gorchmynion Llys.

Mae yna eithriadau gwahanol ar gyfer cwmnïau Cymreig a PACau Cymreig (sef y rhai sy’n cydymffurfio ag adran 88 o’r Ddeddf neu fel y cymwys gan Reoliadau Partneriaethau Atebolrwydd Cyfyngedig (Cymhwyso Deddf Cwmnïau 2006) .2009) sydd â hawl i lunio a chyflwyno dogfennau penodol yn Gymraeg heb fod angen cyfieithiad Saesneg ardystiedig i gyd-fynd â nhw. Mae rhestr lawn o’r dogfennau sydd wedi’u heithrio i’w gweld yn ein canllawiau o dan y teitl 'Cynnal busnes yn Gymraeg (GP05)' sydd ar gael ar ein gwefan.

4. Ble mae modd i mi gael ffurflenni a chanllawiau?

Mae hwn yn un mewn cyfres o gyhoeddiadau gan Dŷ’r Cwmnïau sy’n cynnig canllaw syml i’r Ddeddf Cwmnïau.

Mae modd cael pob canllaw a ffurflen statudol, yn rhad ac am ddim, gan Dŷ’r Cwmnïau.  Y ffordd gyflymaf o’u cael yw trwy droi at ein gwefan neu ffonio 0303 1234 500.

Yn ogystal, gallwch gael ffurflenni gan ddogfenwyr cyfraith cwmnïau , cyfrifwyr, cyfreithwyr ac asiantiaid ffurfio cwmnïau.