 |
|
|
|
||||||||||
|
|
|
Cosbau Ffeilio Hwyr Partneriaeth Atebolrwydd Cyfyngedig - GPLLP4 Mai 2012 – Fersiwn 2.2 Fel yr addaswyd gan Ddeddf Cwmnïau 2006 Fersiwn PDF y tudalen hwn (195KB) Mae’r canllaw hwn ar gael mewn fformatiau gwahanol, gan gynnwys Braille, print bras a thâp sain. I gael rhagor o fanylion gweler ein gwefan neu anfonwch neges e-bost at ein hadran ymholiadau neu ffoniwch ein canolfan gyswllt ar 0303 1234 500. A yw’r canllaw hwn ar eich cyfer chi? Bydd y canllaw hwn yn berthnasol i chi:
Cynnwys Cyflwyniad Mae’r canllaw hwn yn ateb llawer o gwestiynau mynych ac yn cynnig gwybodaeth ar ffeilio’r mathau mwyaf cyffredin o wybodaeth yn y maes hwn. Nid ydym wedi drafftio’r canllaw gyda thrafodion anarferol na chymhleth mewn golwg. Mae’n bosibl y bydd angen gofyn an gyngor proffesiynol arbenigol o dan yr amgylchiadau hynny. Mae’r canllaw hwn yn gymwys i bob partneriaeth atebolrwydd cyfyngedig (PAC) sydd wedi’i chofrestru yn y Deyrnas Unedig (DU) sef Lloegr, Cymru, yr Alban a Gogledd Iwerddon. Mae’n esbonio sut y caiff cosb ffeilio hwyr ei gosod yn erbyn y PAC os na chaiff cyfrifon y PAC eu ffeilio erbyn y terfyn amser ar gyfer eu ffeilio. Bydd yn dweud wrthoch chi hefyd sut i apelio os oes cosb ffeilio hwyr wedi’i gosod. At ddibenion y canllaw hwn, y brif ddeddfwriaeth sy’n gymwys i PAC yw:
Mae’r canllaw hwn yn cynnwys nifer o dermau, ac iddyn nhw’r ystyron canlynol: Dyddiad cyfeirnod cyfrifeg – dyma’r diwrnod olaf yn y mis y mae pen-blwydd y corffori’n syrthio ynddo, oni bai bod y PAC wedi newid y dyddiad. Cyfnod cyfeirnod cyfrifeg - rhaid i bob PAC baratoi cyfrifon blynyddol sy’n cyflwyno adroddiad ar berfformiad a gweithgareddau’r PAC yn ystod y flwyddyn ariannol. Yr enw ar y cyfnod y ceir adroddiad arno yn y cyfrifon yw’r cyfnod cyfeirnod cyfrifeg. Yn achos PAC newydd mae hyn yn dechrau ar y diwrnod y mae’n cael ei chorffori ac yn diweddu ar y dyddiad cyfeirnod cyfrifeg. Bydd y cyfnodau cyfeirnod cyfrifeg dilynol yn dechrau ar y diwrnod ar ôl i’r cyfnod cyfeirnod cyfrifeg blaenorol ddod i ben ac yn diweddu ar y dyddiad cyfeirnod cyfrifeg, oni bai bod y PAC yn newid y dyddiad cyfeirnod cyfrifeg (DCC). Terfyn amser ar gyfer ffeilio - dyma’r dyddiad olaf y mae’n rhaid i’ch cyfrifon gael eu cyflwyno i Dŷ’r Cwmnïau er mwyn osgoi gweld cosb ffeilio hwyr yn cael ei gosod. Blwyddyn ariannol – y flwyddyn ariannol yw’r cyfnod y mae’n rhaid paratoi cyfrifon ac adroddiadau yn ei gylch. Pennir blynyddoedd ariannol drwy gyfeirio at y cyfnod cyfeirnod cyfrifeg. Mae rhagor o wybodaeth am gyfrifon a dyddiadau cyfeirnod cyfrifeg ar gael yn ein canllaw – Bywyd Partneriaeth Atebolrwydd Cyfyngedig. 1. Beth yw cosbau ffeilio hwyr? Cafodd cosbau ffeilio hwyr eu cyflwyno gan y Senedd ym 1992 i roi hwb i ffeilio cyfrifon ac adroddiadau’n brydlon, a hynny am fod angen yr wybodaeth ar gyfer y cofnod cyhoeddus. Rhaid i bob PAC, yn masnachu neu beidio, anfon ei chyfrifon, ac adroddiad yr archwilydd ar y cyfrifon hynny (oni bai eu bod yn esempt rhag cael eu harchwilio) i Dŷ’r Cwmnïau erbyn y terfyn amser ar gyfer ffeilio. Os bydd yr aelodau dynodedig yn cyflwyno cyfrifon PAC yn hwyr, mae’r gyfraith yn gosod cosb awtomatig. Mae’r cyfnod sy’n cael ei ganiatáu ar gyfer ffeilio cyfrifon eich PAC yn dibynnu ar hyn: ai’r cyfrifon cyntaf ers corffori’r PAC sy’n cael eu cyflwyno, ynteu cyfrifon dilynol: Y cyfrifon cyntaf Cyfrifon Dilynol Os ydych yn aelod dynodedig o PAC, rydych yn gyfrifol yn bersonol am sicrhau eich bod yn cyflwyno cyfrifon y PAC cyn i’r amser ddod i ben. Mae cyflwyno yn golygu dod i law yn Nhŷ’r Cwmnïau ar y ffurf gywir. Os bydd y cyfrifon yn hwyr, mae cosb yn cael ei gosod yn awtomatig. 2. Faint yw’r cosbau ffeilio hwyr? Mae lefel y gosb yn dibynnu pa mor hwyr y bydd y cyfrifon yn cyrraedd Tŷ’r Cwmnïau ac mae’n cael ei dangos yn y tabl canlynol. Hyd yr oedi (wedi’i fesur o’r dyddiad y mae’n rhaid cyflwyno’r cyfrifon)
Er enghraifft, byddai angen i set o gyfrifon derbyniol ar gyfer y cyfnod cyfrifeg yn diweddu ar 30 Medi 09 gael ei chyflwyno erbyn 30 Mehefin 2010 er mwyn osgoi cosb ffeilio hwyr. Pe na baen nhw’n cael eu cyflwyno yn Nhŷ’r Cwmnïau tan 15 Gorffennaf 2010 byddai’r PAC yn ysgwyddo cosb ffeilio hwyr o £150. Caiff y cosbau eu dyblu am ffeilio cyfrifon yn hwyr mewn dwy flwyddyn ariannol o’r bron gan ddechrau ar neu ar ôl 1 Hydref 2008. Pe bai gan eich PAC ddyddiad cyfeirnod cyfrifeg ar 30 Medi a phe bai’r cyfrifon ar gyfer y cyfnod yn diweddu 30 Medi 2009 yn cael eu cyflwyno’n hwyr, fel yn yr enghraifft uchod, a’ch bod yn cyflwyno cyfrifon y cyfnod dilynol yn diweddu 30 Medi 2010 yn hwyr, mae hynny’n golygu y byddech yn ysgwyddo cosb ffeilio hwyr o £300. 3. Oes yna gosbau ffeilio hwyr am unrhyw ddogfennau PAC eraill? Nac oes. Dim ond i gyfrifon PAC y mae’r gosb yn gymwys. 4. Ydy cosbau ffeilio hwyr yr un fath â’r dirwyon sy’n cael eu gosod ar aelodau dynodedig am beidio â ffeilio cyfrifon blynyddol? Nac ydyn. Maen nhw’n hollol wahanol. Mae methu â ffeilio cyfrifon yn dramgwydd troseddol sy’n gallu golygu bod yr aelodau dynodedig yn cael eu dirwyo’n bersonol yn y llysoedd troseddol. Mae’r cofrestrydd hefyd yn cael cymryd camau i ddileu’r PAC o’r cofnod cyhoeddus. Gall methu â thalu cosb ffeilio hwyr arwain at achos gorfodi. Sylwch: Gallai’ch PAC gael cosb ffeilio hwyr a gallai’r aelodau dynodedig gael dirwy am yr un set o gyfrifon os na fyddwch yn ffeilio’r cyfrifon o fewn y terfyn amser ar gyfer eu ffeilio. Sut i osgoi cosb ffeilio hwyr 1. Sut mae osgoi cosb? Caniatewch ddigon o amser i sicrhau bod eich cyfrifon yn cyrraedd Tŷ’r Cwmnïau o fewn y cyfnod a ganiateir (rydyn ni’n ymdrin â hyn ym Mhennod 1, cwestiwn 1). Os yw’r terfyn amser ar gyfer ffeilio’n dod i ben ar ddydd Sul neu ar Ŵyl Banc, mae’r gyfraith yn dal yn ei gwneud yn ofynnol i’r cyfrifon gael ei ffeilio erbyn y terfyn amser. Sylwch: Dydy’r post dosbarth cyntaf ddim yn gwarantu cyrraedd drannoeth, felly ystyriwch ddefnyddio dulliau dosbarthu gwarantedig er mwyn sicrhau bod eich cyfrifon yn cyrraedd mewn pryd, yn enwedig os yw’r terfyn amser ar gyfer eu ffeilio yn nesáu. I'ch helpu i ffeilio'n brydlon:
Sylwch: Os oes gennych chi unrhyw amheuon ynghylch y terfyn amser, gallwch wirio pa bryd y mae’n rhaid cyflwyno’ch cyfrifon drwy ddefnyddio’n gwasanaeth WebCHeck. (gwasanaeth Saesneg yn unig) 2. Ga i estyn yr amser a ganiateir ar gyfer cyflwyno’r cyfrifon? Dylech gymryd mesurau priodol i sicrhau bod eich cyfrifon yn cael eu ffeilio’n brydlon. Ond os bydd rheswm arbennig, cyn y terfyn amser ar gyfer ffeilio, pam y gallai’r cyfrifon gael eu ffeilio’n hwyr, megis digwyddiad annisgwyl y tu allan i reolaeth y PAC a’i harchwilwyr, cewch wneud cais i Dŷ’r Cwmnïau am estyn y cyfnod a ganiateir ar gyfer ffeilio. Sylwch: Dim ond os yw’r rhesymau’n eithriadol y caiff estyniad ei ganiatáu. Gallwch weld rhagor o wybodaeth am hyn yn ein canllaw - Bywyd Partneriaeth Atebolrwydd Cyfyngedig. 3. Beth os bydd Tŷ’r Cwmnïau’n gwrthod fy nghyfrifon am eu bod yn anghywir? Allwn ni ddim derbyn cyfrifon nes eu bod yn bodloni gofynion y ddeddfwriaeth. Er enghraifft, os na fydd y fantolen wedi’i llofnodi, byddwn yn eu dychwelyd i gael eu diwygio. Os byddwch yn cyflwyno’r cyfrifon diwygiedig yn hwyr, caiff y PAC gosb ffeilio hwyr. I osgoi problemau, rydyn ni’n argymell y dylech gyflwyno cyfrifon cyn gynted ag y byddant wedi’u cwblhau ac mor hir â phosibl cyn y dyddiad olaf a ganiateir ar gyfer cyflwyno. Ar ôl i gosb ffeilio hwyr gael ei gosod. 1. Sut bydda i’n gwybod pan fydd cosb wedi’i gosod? Os cyflwynwch chi’ch cyfrifon ac adroddiad yr archwilydd ar y cyfrifon hynny (os oes un) yn hwyr, byddwn yn awtomatig yn anfon anfoneb i gyfeiriad swyddfa gofrestredig y PAC. 2. Beth yw hysbysiad cosb? Mae’r hysbysiad cosb yn rhoi manylion y gosb neu’r cosbau a osodir ar y PAC. Mae’n dangos y dyddiad olaf ar gyfer ffeilio, y dyddiad y cafodd y cyfrifon eu ffeilio a lefel y gosb sydd wedi'i gosod. 3. Sut mae talu’r gosb? Mae gwybodaeth am sut i dalu’r gosb yn cael ei hamgáu gyda’r hysbysiad cosb. 4. Beth sy’n digwydd os na fydda i’n talu’r gosb? Os na thalwch chi’r gosb, byddwn yn gofyn i’n casglwyr dyledion gymryd camau. Yn y pen draw, caiff y mater ei benderfynu yn y Llys Sirol neu’r Llys Siryf. Mae’n bosibl yr hoffech ofyn am gyngor proffesiynol oherwydd fe allwn geisio adennill ein costau cyfreithiol os bydd y llys yn dyfarnu o blaid y cofrestrydd. 5. Beth sy’n digwydd os byddaf yn adfer PAC i’r gofrestr? Os byddwch yn adfer PAC i’r gofrestr ar ôl iddi gael ei dileu neu ei diddymu, fydd dim gofyn i’r PAC dalu cosbau a ddaeth yn ddyledus yn ystod y cyfnod yr oedd wedi’i diddymu. Serch hynny, fe fydd angen i’r PAC dalu:
Mae rhagor o wybodaeth am adfer PAC ar gael yn ein canllaw Partneriaethau Atebolrwydd Cyfyngedig Dileu o’r Gofrestr, eu Diddymu a’u Hadfer Apelio yn erbyn cosbau ffeilio hwyr 1. Ga i apelio? Fe gewch chi apelio yn erbyn cosb, ond dim ond os gallwch ddangos bod yr amgylchiadau’n eithriadol y bydd yr apêl yn llwyddo. 2. Beth sy’n eithriadol? Cyfyngedig iawn yw disgresiwn y cofrestrydd i beidio â chasglu cosb. Gall y disgresiwn gael ei ddefnyddio pan fydd trychineb annisgwyl yn taro PAC ar adeg holl-bwysig. Gallai hyn gynnwys, er enghraifft, tân yn dinistrio cofnodion ychydig ddyddiau cyn y terfyn amser ar gyfer ffeilio. 3. Beth sydd heb fod yn eithriadol? Chaiff y cofrestrydd ddim ystyried apêl o dan yr amgylchiadau canlynol gan eu bod y tu allan i’w ddisgresiwn:
4. Ydw i’n dal yn awyddus i apelio? Os byddwch chi, ar ôl darllen yr uchod, yn dal yn awyddus i apelio, mae’n rhaid ichi wneud hynny mewn ysgrifen gan gyfeirio’ch llythyr at y cyfeiriad sydd i’w weld ar dudalen blaen yr hysbysiad cosb. Byddwn fel rheol yn ateb cyn pen 10 diwrnod gwaith gan atal yr achos adennill tra byddwn yn pwyso a mesur eich apêl. 5. Beth sy’n digwydd os caiff f’apêl ei gwrthod? Os caiff eich apêl ei gwrthod, gallwch ysgrifennu at yr Uwch-reolwr Apelau yn yr Adran Cosbau Ffeilio Hwyr yn y swyddfa briodol yng Nghaerdydd, Caeredin neu Belfast. Os bydd yr uwch-reolwr apelau yn cadarnhau’r gosb, cewch ofyn i’r Dyfarnwr Annibynnol adolygu’ch achos. Rhaid i’r holl ohebiaeth â’r dyfarnwr fod mewn ysgrifen. Peidiwch ag ysgrifennu at y dyfarnwr nes eich bod wedi clywed gan yr uwch-reolwr apelau. Mae rhagor o wybodaeth am y dyfarnwr ar gael ar ein gwefan. Os bydd yr uwch-reolwr apelau yn cadarnhau’r gosb, cewch ofyn i’r Dyfarnwr Annibynnol adolygu’ch achos. Rhaid i’r holl ohebiaeth â’r dyfarnwr fod mewn ysgrifen. Peidiwch ag ysgrifennu at y dyfarnwr nes eich bod wedi clywed gan yr uwch-reolwr apelau. Mae rhagor o wybodaeth am y dyfarnwr ar gael ar ein gwefan. Sylwch: Mae’r Senedd wedi penderfynu mai’r cofrestrydd yn unig sydd â disgresiwn yn hyn o beth. All y dyfarnwr ddim gorfodi’r cofrestrydd i beidio â chasglu cosb sydd y tu allan i’w ddisgresiwn cyfyngedig. 6. Ga i dalu’r gosb fesul rhandaliadau? Cewch. Os cewch chi anhawster i dalu’r gosb yn llwyr yna byddwn fel rheol yn derbyn taliad fesul rhandaliadau misol. Mae’r rhain yn ymestyn fel arfer dros 5 mis ac yn eithriadol dros 10 mis, yn ôl faint rydych chi’n gorfod ei dalu. Rhaid ichi wneud unrhyw gais am dalu fesul rhandaliadau mewn ysgrifen gan esbonio pam na allwch dalu’r gosb ar unwaith. Ansawdd dogfennau 1. Beth fydd yn digwydd i ddogfennau y byddaf yn eu hanfon i Dŷ'r Cwmnïau? Byddwn yn sganio’r dogfennau a’r ffurflenni y byddwch yn eu cyflwyno i ni er mwyn creu delwedd electronig. Yna, byddwn yn storio’r dogfennau papur gwreiddiol, gan ddefnyddio’r ddelwedd electronig fel y ddogfen waith. Pan fydd cwsmer yn chwilio cofnod y cwmni, atgynhyrchir y ddelwedd electronig ar-lein. Felly, mae’n bwysig bod y ddogfen wreiddiol yn ddarllenadwy, a’i bod yn gallu creu copi clir hefyd. Pan fyddwch yn ffeilio dogfen yn electronig, byddwn yn creu delwedd electronig o’r data a ddarparwyd gennych yn awtomatig. 2. Sut ddylai dogfennau gael eu gosod? Dogfennau sy’n cael eu ffeilio yn electronig Rhaid i ddogfennau sy’n cael eu ffeilio yn electronig gydymffurfio gyda’r manylebion a bennwyd gan y cofrestrydd yn ei reolau ynghylch ffeilio electronig. Cynhwysir y diwyg ar gyfer trefn Software Filing yn y rheolau a gyhoeddir ar y wefan, ac mae’n gwefan yn cynnwys pob diwyg y bydd ei angen arnoch er mwyn ffeilio trwy gyfrwng y dull hwnnw. Dydy’r dull hwn ddim ar gael ar gyfer PACau ar hyn o bryd ond rydyn ni’n gweithio i drefnu y bydd ar gael yn y dyfodol agos. Dogfennau papur Yn gyffredinol, rhaid i bob dogfen bapur a anfonir i Dŷ’r Cwmnïau nodi enw a rhif cofrestru y PAC mewn man amlwg. Ceir rhai eithriadau i’r rheol hon, a nodir yn rheolau cyhoeddedig y cofrestrydd. Dylai dogfennau papur fod ar bapur gwyn plaen A4, a gorffeniad di-sglein. Dylai’r testun fod yn ddu, yn eglur, yn ddarllenadwy a dylai’r dwysedd fod yn unffurf. Rhaid i lythrennau a rhifau fod yn eglur ac yn ddarllenadwy er mwyn sicrhau bod modd i ni baratoi copi derbyniol o’r ddogfen. Gallai’r canllawiau canlynol fod o gymorth: Pan fyddwch yn llenwi ffurflen, a fyddech cystal â:
Pan fyddwch yn cwblhau dogfennau eraill, cofiwch:
3. Ble mae modd i mi gael gwybod mwy am hyn? Am arweiniad pellach am ein gofynion argraffu, gweler ein gwefan neu ffoniwch 0303 1234 500. Gwybodaeth Bellach 1. Sut ddylwn i gyflwyno gwybodaeth i Dŷ’r Cwmnïau? Am fanylion llawn am yr holl ffyrdd o gyflwyno dogfennau i Dŷ’r Cwmnïau, yn electronig neu ar bapur, a fyddech cystal â throi at reolau’r cofrestrydd sy’n ymddangos ar ein gwefan. Y ffordd fwyaf diogel o gyflwyno gwybodaeth statudol i Dŷ’r Cwmnïau yw trwy ddefnyddio ein gwasanaethau ffeilio ar-lein. Dydy’r dull hwn ddim ar gael ar gyfer PACau ar hyn o bryd ond rydyn ni’n gweithio i drefnu y bydd ar gael yn y dyfodol agos. Os ydych yn anfon dogfennau yn y post, gyda negesydd, gyda’r Gwasanaeth Cyfnewid Dogfennau (DX) neu Bost Cyfreithiol (yn yr Alban), ac os hoffech gael derbynneb, bydd Tŷ’r Cwmnïau yn darparu nodyn cydnabod os byddwch yn cynnwys copi o’ch llythyr esboniadol gydag amlen â chyfeiriad a stamp arni er mwyn ei ddychwelyd. Byddwn yn nodi cod bar ar eich copi chi o’ch llythyr, gan nodi’r dyddiad y’i cyflwynwyd, a’i ddychwelyd atoch yn yr amlen a ddarparwyd. Sylwer: nid yw nodyn sy’n cydnabod bod dogfen wedi cyrraedd, yn golygu bod dogfen wedi cael ei derbyn i’w chofrestru yn Nhŷ’r Cwmnïau. Sylwer: nid yw Tŷ’r Cwmnïau yn derbyn unrhyw ddogfennau statudol trwy gyfrwng neges ffacs, PDF neu e-bost. 2. A fydd yn rhaid i mi dalu er mwyn ffeilio dogfennau yn Nhŷ’r Cwmnïau? Ni fydd yn rhaid i chi dalu ffi am nifer o’r dogfennau y bydd yn rhaid i chi eu hanfon i Dŷ’r Cwmnïau, ond bydd angen talu ffi ar gyfer rhai ac ni fyddwn yn eu derbyn er mwyn eu cofrestru heb y ffi hon. Am fanylion llawn, dylech droi at ein gwefan. 3. A oes modd i mi ffeilio dogfennau mewn ieithoedd eraill? Fel arfer, mae’r gyfraith yn mynnu eich bod yn ffeilio dogfennau a anfonir i Dŷ’r Cwmnïau yn Saesneg. Ceir eithriadau i’r rheol hon, fel y nodir isod. Gallwch baratoi a chyflwyno dogfennau yn Gymraeg os ydych yn PAC â’i swyddfa gofrestredig yng Nghymru. Gall PAC gyflwyno’r dogfennau canlynol mewn ieithoedd eraill os anfonir cyfieithiad Saesneg ardystiedig o’r ddogfen hefyd:
Yn ogystal, gall PAC ffeilio cyfieithiadau ardystiedig gwirfoddol o unrhyw ddogfen a bennir yn adran 1078 o Ddeddf Cwmnïau 2006 fel y’i cymhwysir at PAC gan Reoliadau Partneriaethau Atebolrwydd Cyfyngedig (Cymhwyso Deddf Cwmnïau 2006) 2009. Mae’r rhain fel a ganlyn:
Rhaid i’r cyfieithiad gwirfoddol ymwneud â dogfen a gyflwynwyd i Dŷ’r Cwmnïau ar neu ar ôl 1 Hydref 2009. Dim ond yn un o ieithoedd swyddogol yr Undeb Ewropeaidd y bydd modd ffeilio cyfieithiadau gwirfoddol, ac mae’n rhaid cyflwyno Ffurflen LL VT01 gyda nhw, a fydd yn cysylltu’r cyfieithiad gyda’r ddogfen wreiddiol. 4. Ble mae modd i mi gael ffurflenni a chanllawiau? Mae hwn yn un mewn cyfres o gyhoeddiadau gan Dŷ’r Cwmnïau sy’n cynnig canllaw syml i’r Ddeddf Cwmnïau. Mae modd cael pob canllaw a ffurflen statudol, yn rhad ac am ddim, gan Dŷ’r Cwmnïau. Y ffordd gyflymaf o’u cael yw trwy droi at ein gwefan neu ffonio 0303 1234 500. Yn ogystal, gallwch gael ffurflenni gan ddogfenwyr cyfreithiol PAC, cyfrifwyr, cyfreithwyr ac asiantiaid ffurfio PAC. |
|||||||||||
