Tÿ'r Cwmnïau

Polisi Rheoli Cofnodion Tŷ’r Cwmnïau

1 CYFLWYNIAD

‘Bydd Tŷ’r Cwmnïau yn cofnodi ei weithgareddau busnes gan ddefnyddio Cofnodion sy’n gyflawn, sy’n ddilys, sy’n ddibynadwy, sy’n ddiogel ac sy’n hygyrch, a bydd yn rheoli’r cofnodion hynny yn unol â’r holl ofynion deddfwriaethol perthnasol trwy gydol eu cylch bywyd’

Cofnod yw: 

“...yr holl ddogfennau hynny ym mha bynnag gyfrwng, y mae sefydliad yn eu cael neu’n eu creu wrth iddo gyflawni ei fusnes, ac a gedwir gan y sefydliad hwnnw fel tystiolaeth o’i weithgareddau neu oherwydd y wybodaeth sydd ynddynt.”

Mae cofnodion yn gadwrfeydd gwybodaeth y mae’n sefydliad wedi’u casglu am ei hun, ei gyflenwyr a’i gwsmeriaid.  Trwy eu rheoli yn gywir, gellir troi at gofnodion fel ffynhonnell wybodaeth gyfoethog.

Mae polisi rheoli cofnodion yn hanfodol at ddibenion llywodraethu corfforaethol da.  Mae Tŷ’r Cwmnïau wedi ymrwymo i weithredu’r systemau a’r arferion gorau o ran rheoli cofnodion, er mwyn sicrhau bod cofnodion cywir a dibynadwy yn cael eu creu, eu cadw a’u diogelu.

Nod Tŷ’r Cwmnïau fydd sefydlu diwylliant sy’n gwerthfawrogi gwybodaeth ac sy’n ceisio manteisio’n llawn ar y defnydd a wneir o wybodaeth sy’n bodoli eisoes trwy gadw cofnodion o fewn systemau rheoli cofnodion corfforaethol.  Bydd staff yn cael eu hyfforddi a’u hannog i ddilyn arfer gorau ym maes rheoli cofnodion er mwyn sicrhau bod tystiolaeth ddibynadwy a dilys o benderfyniadau a gweithgareddau Tŷ’r Cwmnïau yn cael ei chreu.

Mae’r holl waith a gyflawnir gan Dŷ’r Cwmnïau yn cael ei gofnodi mewn rhyw ffurf yn y pen draw ac mae pob aelod o staff yn cyfrannu at y broses hon.  Mae gwybodaeth yn ased hollbwysig i Dŷ’r Cwmnïau ac mae’n rhaid ei rheoli’n ofalus am nifer o resymau:

• er mwyn diwallu ein hanghenion busnes ac anghenion ein budd-ddeiliaid
• er mwyn dod o hyd i wybodaeth yn gyflym, ble bynnag y’i lleolir
• er mwyn sicrhau ein bod yn meddu ar y wybodaeth ddiweddaraf bob amser
• er mwyn rhannu gwybodaeth gyda chydweithwyr              
• er mwyn monitro a rheoli sut y caiff gwybodaeth ei chreu a’i defnyddio
• er mwyn cofnodi’r newidiadau a wneir i wybodaeth, a’r sawl sy’n gwneud y newidiadau
• derbynioldeb cyfreithiol, gan ddarparu tystiolaeth o’n penderfyniadau a’n gweithgareddau
• er mwyn cydymffurfio â gofynion y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth        
• er mwyn cyfrannu at effeithlonrwydd busnes trwy greu cofnodion defnyddiadwy a dibynadwy

Mae’r polisi hwn yn cydnabod bod y broses o reoli cofnodion yn mynd trwy gyfnod o newid, o systemau papur i systemau electronig, felly mae’n cynnwys symud o gofnodion papur yn bennaf, i greu a rheoli cofnodion electronig.  Fodd bynnag, o ystyried cyfanswm y cofnodion papur yn Nhŷ’r Cwmnïau ar hyn o bryd, bydd y gofyniad yn parhau i reoli casgliad hybrid am gryn amser.

Dylid cyfeirio unrhyw ymholiadau am y polisi neu ynghylch materion cyffredinol sy’n ymwneud â rheoli cofnodion, at y Swyddog Cofnodion Adrannol – Debbie Richards.

2.1 Diben
Diben y polisi hwn yw pennu fframwaith ar gyfer creu a rheoli cofnodion o fewn TC.  Mae TC wedi ymrwymo i sefydlu a chynnal arferion rheoli cofnodion sy’n diwallu ei anghenion busnes, ei ofynion atebolrwydd a disgwyliadau ei fudd-ddeiliaid.
Mae nod y polisi fel a ganlyn:

• hysbysu staff a rheolwyr o bwysigrwydd rheoli cofnodion mewn ffordd effeithiol
• sicrhau y dilynir arfer gorau wrth greu a rheoli cofnodion dibynadwy a defnyddiadwy, er mwyn cynorthwyo gweithgareddau busnes Tŷ’r Cwmnïau
• cynorthwyo gyda’r broses o symud o’r polisi “argraffu ar bapur” presennol, lle y cedwir copïau papur o ddogfennau allweddol mewn ffeiliau cofrestredig, i’r sefyllfa lle y caiff y rhan fwyaf o’r cofnodion eu storio a’u hadalw yn electronig o fewn system electronig gorfforaethol er mwyn rheoli cofnodion a dogfennau (EDRMS).
• diffinio rolau a chyfrifoldebau gan gynnwys cyfrifoldeb unigolion dros gofnodi eu camau gweithredu a’u penderfyniadau mewn cofnodion dibynadwy, ac i waredu cofnodion yn unol ag amserlenni gwaredu a gymeradwywyd.                                                                           

2.2 Cwmpas
Mae Rheoli Cofnodion yn ymwneud â rheoli gwybodaeth o’r eiliad y bydd yn cyrraedd neu’n cael ei chreu, nes yr adeg pan gaiff ei dinistrio neu ei throsglwyddo i sefydliad arall e.e.  Yr Archifau Cenedlaethol.

Mae’r polisi hwn:

• yn berthnasol i bob aelod o staff TC
• yn berthnasol i’r holl wybodaeth sy’n gysylltiedig â busnes y bydd Tŷ’r Cwmnïau yn ei chreu, yn ei chael neu’n ei chynnal yn ystod trafodion busnes
• yn berthnasol i’r holl gymwysiadau busnes a ddefnyddir i greu cofnodion gan gynnwys e-bost (GroupWise), cymwysiadau cronfeydd data (Lynx), papur (Ffeiliau CR, ffeiliau achos), sain neu dâp fideo, microffilm neu rhyw gyfrwng arall.
• yn darparu’r fframwaith cyffredinol ar gyfer unrhyw bolisïau, arferion neu weithdrefnau eraill ynghylch cadw cofnodion corfforaethol.                                                                       

Nid yw’r polisi yn cynnwys ‘Gwybodaeth am Gwmni’ y bydd y Cofrestrydd yn ei chael ac yn ei chadw dan y broses Cofrestru Cwmnïau, gan bod y Deddfau Cwmnïau yn cynnwys deddfwriaeth sy’n llywodraethu rheolaeth y cofnodion hyn yn barod.

2.3 Fframwaith ddeddfwriaethol
Mae holl gofnodion TC yn Gofnodion Cyhoeddus dan y Deddfau Cofnodion Cyhoeddus, ac mae’n rhaid eu cadw yn unol â’r canllawiau deddfwriaethol a statudol canlynol:

• Deddfau Cofnodion Cyhoeddus 1958 a 1967 – cofnodion o werth hanesyddol y mae’n rhaid eu trosglwyddo i’r Swyddfa Cofnodion Cyhoeddus er mwyn eu cadw yn barhaol pan fyddant wedi bodoli ers deg ar hugain o flynyddoedd.
• Deddf Diogelu Data 1998 – rhaid i’r holl gofnodion gydymffurfio â gweithdrefnau dan Ddeddf DD 1998 (mae hyn yn effeithio ar gofnodion sy’n cynnwys unrhyw ddata personol neu wybodaeth am unigolion).
• Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 – rhaid i’r holl gofnodion gydymffurfio â gweithdrefnau dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 a’r Cod Ymarfer ar Reoli Cofnodion dan adran 46 y Ddeddf.

Yn ogystal, bydd angen i gofnodion busnes corfforaethol fodloni safonau a pholisïau eraill o fewn Tŷ’r Cwmnïau:

• Cynlluniau Busnes a Strategaeth e-Fusnes Tŷ’r Cwmnïau – bydd cofnodion yn sail system e-fusnes, gan ddarparu cofnodion at ddefnydd tystiolaethol, gwybodaethol a hanesyddol o fewn y sefydliad ac wrth hwyluso trafodion newydd.
• Polisi Archwilio – bydd yn rhaid i’r cofnodion, yn ogystal â’r systemau a ddefnyddir i’w creu, troi atynt a’u rheoli, fodloni gofynion archwilio.                                                                                                   
• Polisi Diogelwch Gwybodaeth – mae’r holl gofnodion sy’n rhan o gof corfforaethol Tŷ’r Cwmnïau yn rhwym i’r mesurau a amlinellir mewn unrhyw bolisïau diogelwch ac mae’n rhaid eu diogelu yn unol â sensitifrwydd y cofnod dan sylw.  Rhaid rhoi ystyriaeth i’r hawliau a bennwyd dan Ddeddf Diogelu Data 1998 a Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000.
• Polisi Marcio Gwarchodol Tŷ’r Cwmnïau – rhaid diogelu cofnodion sensitif rhag cael eu colli neu eu peryglu mewn ffordd anawdurdodedig, trwy ddefnyddio disgrifyddion a marciau dosbarthu cydnabyddedig.
• Polisi Rheoli E-bost Tŷ’r Cwmnïau – Gan ddibynnu ar y cynnwys, mae rhai negeseuon e-bost y mae aelodau’r sefydliad yn eu creu neu’n eu cael, yn gofnodion corfforaethol, felly maent yn rhwym i bolisïau a gweithdrefnau rheoli cofnodion Tŷ’r Cwmnïau.

2.4 Cyfrifoldeb
Mae Swyddog Cofnodion Adrannol (SCA) Tŷ’r Cwmnïau yn berchen ar y polisi ar ran y sefydliad.

Mae’r broses o lunio, gweithredu a chynnal y Polisi hwn yn barhaus yn mynnu bod rolau a chyfrifoldebau yn cael eu diffinio er mwyn sicrhau bod pawb yn deall eu dyletswyddau unigol, ac y pennir ffordd o sicrhau y cyflawnir y cyfrifoldebau hyn.

• yn berchen ar, yn datblygu ac yn cynnal y Polisi Rheoli Cofnodion;
• yn llunio ac yn cynnal y gweithdrefnau a’r arferion gwaith sy’n effeithio ar weithrediad y Polisi Rheoli Cofnodion;
• yn monitro lefelau cydymffurfio gyda’r Polisi Rheoli Cofnodion a’r gweithdrefnau cysylltiedig;                                 
• yn cyfleu cynnwys y Gweithdrefnau a’r Polisi Rheoli Cofnodion ym mhob ffordd briodol;                 
• yn trefnu hyfforddiant rheoli cofnodion priodol i holl staff Tŷ’r Cwmnïau er mwyn sicrhau bod y Polisi Rheoli Cofnodion a’r gweithdrefnau perthnasol yn cael eu cynnwys yn yr holl gyrsiau cyflwyno;
• yn sicrhau bod gofynion sy’n ymwneud â Diogelu Data a Rhyddid Gwybodaeth yn cael eu cynnwys yn y Polisi Rheoli Gwybodaeth a’r Gweithdrefnau.                                   

Bydd y Prif Weithredwr:

• yn awdurdodi ac yn gweithredu’r polisi.
• yn goruchwylio trefniadau priodol ar gyfer adolygu a chynnig sicrwydd.

• yn sicrhau bod eu cyfarwyddiaethau yn cydymffurfio â gofynion deddfwriaethol ynghylch eu cofnodion.

• yn gwneud penderfyniadau ac yn rhoi arweiniad i staff ynghylch pa ddogfennau a chofnodion sy’n angenrheidiol ar gyfer gweithrediad y busnes;
• yn sicrhau bod trefniadau cyflwyno staff yn cynnwys ymgyfarwyddo â gweithdrefnau cadw cofnodion.                          
• yn cynorthwyo ac yn monitro arferion cadw cofnodion staff, a’r broses o greu cofnodion yn unol â’r diffiniad yn y polisi hwn, fel rhan o arferion busnes arferol.

Bydd Gweinyddwyr Systemau:

• yn cynnal y dechnoleg ar gyfer y Systemau Rheoli Cofnodion a Dogfennau Electronig (EDRMS).
• yn cynnal uniondeb a dilysrwydd y cofnodion a fydd yn cael eu storio o fewn EDRMS.       

• yn creu ac yn cynnal tystiolaeth o’u trafodion busnes a fydd yn gyflawn, yn gywir, yn ddibynadwy ac yn cynnwys y wybodaeth ddiweddaraf, ar ffurf cofnodion a dogfennau corfforaethol;
• yn gweithio yn unol â pholisïau y cytunwyd arnynt ynghylch rheoli cofnodion, a fynegwyd yn y polisi ac mewn unrhyw arweiniad dilynol;              
• yn mynychu cyrsiau hyfforddi sy’n briodol i’w cyfrifoldebau rheoli cofnodion.                               

Bydd modd i staff ar bob lefel yn y sefydliad droi at y polisi hwn yn hawdd wrth iddo gael ei gyhoeddi ar y Fewnrwyd, ac fe fydd yn cael ei esbonio i’r staff yn ystod gweithdai defnyddwyr, hyfforddiant a sesiynau briffio er mwyn sicrhau y ceir dealltwriaeth o fanteision Rheoli Cofnodion o fewn ein sefydliad, ac er mwyn darparu arweiniad ynghylch cydymffurfio ag arfer gorau.

Yn ôl yr angen, bydd unrhyw anghenion datblygu a fydd yn codi o hyn yn cael eu cynnwys yng nghynlluniau hyfforddi a datblygu Tŷ’r Cwmnïau, ac mewn adolygiadau datblygu personol.

3.1 Rheoli Gwybodaeth
Mae’r swyddogaeth Rheoli Cofnodion yn swyddogaeth gorfforaethol benodol ac yn hyn o beth, bydd gan bob aelod o staff Tŷ’r Cwmnïau rhywfaint o gyfrifoldeb dros gadw cofnodion am y cyfnod angenrheidiol.  Mae cofnodion a fydd yn cael eu creu a’u derbyn wrth gyflawni busnes Tŷ’r Cwmnïau yn eiddo i Dŷ’r Cwmnïau ac nid y cyflogai, yr asiant neu’r contractwr a wnaeth eu creu neu eu derbyn.  Hyn fydd yr achos ble bynnag y lleolir y cofnod, os yw’n cael ei gadw mewn swyddfa unigolyn neu ar gyfrifiadur unigolyn neu, oddi ar yr eiddo, gan gynnwys ar gyfrifiadur neu ar systemau eraill darparwr gwasanaeth.

Gweithredir gweithdrefnau rheoli cofnodion a fydd yn sicrhau bod cofnodion busnes swyddogol:

• yn ddibynadwy, yn ddilys ac yn gyflawn beth bynnag fo’r cyfrwng;
• yn cael eu creu yn unol ag anghenion yr adran sy’n eu creu a’r sefydliad ehangach;
• yn cael eu cadw mewn systemau awdurdodedig sy’n golygu bod modd i bawb y bydd ganddynt angen dilys dros defnyddio, droi atynt yn hawdd;
• yn cael eu cynnal, eu storio a’u diogelu am y cyfnod pan fyddant o ddefnydd i’r uned fusnes ac, os yw hynny’n briodol, i fudd-ddeiliaid allanol;
• yn cael eu gwaredu yn unol â phroses gadw / gwaredu a ddiffiniwyd ac a gymeradwywyd.                                                 

3.2 Dogfennau a Chofnodion
Caiff nifer o ddogfennau eu creu wrth gyflawni ein busnes, ac fe fyddant o wahanol werth a hirhoedledd, a byddant mewn ffurfiau amrywiol, o nodiadau bras i adroddiadau terfynol.

Gall unrhyw rai o’r dogfennau hyn fod yn gofnod gweithgarwch neu’n benderfyniad.  Er mwyn sicrhau bod gan Dŷ’r Cwmnïau dystiolaeth ddibynadwy o’i weithgareddau, bydd yn casglu ac yn cynnal dogfennau arwyddocaol fel cofnodion swyddogol, a bydd y rhain yn fanwl ac yn ddilys.

At ddibenion y polisi hwn, caiff cofnod ei ddiffinio fel unrhyw ddarn o wybodaeth sy’n cael ei greu neu sy’n cael ei dderbyn gan unrhyw unigolyn sy’n cael eu cyflogi neu eu contractio gan Dŷ’r Cwmnïau, ac:                   

• sy’n ymwneud â busnes Tŷ’r Cwmnïau
• sy’n gallu bod mewn unrhyw gyfrwng neu ffurf (gan gynnwys dogfennau electronig a negeseuon e-bost, yn ogystal â rhai papur traddodiadol)
• y mae ganddynt werth hanesyddol, atebolrwydd, ariannol, cyfreithiol neu weinyddol posibl.                    

3.3 Creu Cofnodion
Bydd y penderfyniad i gofrestru dogfen fel cofnod ffurfiol yn cael ei seilio ar arwyddocâd a phwysigrwydd y ddogfen ar gyfer cyflawni’r busnes.  Er mwyn sicrhau eu bod yn ddibynadwy fel tystiolaeth, rhaid i gofnodion fod yn ddilys.  Mae dilysrwydd yn mynnu bod cofnodion yn cael eu casglu, eu rheoli a’u cadw mewn system drefnus, sy’n cynnal eu huniondeb a’u cyd-destun.

Mae bron yn sicr y bydd y dogfennau canlynol yn datblygu i fod yn gofnodion:

• Cyngor a chyflwyniadau Gweinidogol
• Dogfennau datblygu polisi            
• Cofnodion cyfarfodydd arwyddocaol (h.y.  pan wneir penderfyniadau arwyddocaol)
• Cynlluniau busnes/achosion busnes                                               
• Dogfennau Cyflwyno prosiectau (e.e.  strategaeth;  gofynion, PID, cymeradwyaeth, adolygiad prosiect)
• Cofnodion caffael (e.e. contractau)                                                           
• Cofnodion ariannol                           

Rhaid i’r holl systemau busnes a ddefnyddir gan Dŷ’r Cwmnïau fod yn gallu casglu, cynnal a darparu tystiolaeth o’i weithgareddau busnes dros gyfnod o amser er mwyn  bodloni ein hanghenion o ran cadw cofnodion.  Mae angen i bob sefydliad, beth bynnag fo’i weithgareddau busnes unigryw, gael systemau sy’n gallu casglu cofnodion llawn a manwl, a chyflawni prosesau er mwyn rheoli’r cofnodion hynny dros gyfnod o amser.  Er mwyn iddynt fod yn llawn ac yn fanwl, rhaid i’r cofnodion fod yn ddilys, yn ddibynadwy, yn gyflawn, heb gael eu haddasu ac yn ddefnyddiadwy, ac mae’n rhaid i’r systemau sy’n eu cefnogi fod yn gallu diogelu eu huniondeb gydag amser.

3.4 Diogelwch a Chyrchu
Bydd TC yn cymryd yr holl gamau rhesymol i sicrhau bod cofnodion yn ddiogel rhag cael eu camddefnyddio, eu dinistrio neu eu difrodi’n damweiniol neu’n fwriadol.

Er mwyn cyflawni hyn:

• ni fyddwn yn ceisio gosod cyfyngiad cyffredinol ar gyrchu gwybodaeth os mai dim ond cofnodion penodol sy’n sensitif.  Oni bai y ceir rheswm penodol (e.e.  cyfrinachedd neu sensitifrwydd), bydd Tŷ’r Cwmnïau yn defnyddio dulliau rheoli cyrchu er mwyn galluogi’r holl unigolion awdurdodedig i weld cofnodion
• byddwn yn gorfodi rheolaeth dros fersiynau, fel bod dogfen a fydd yn cael ei newid yn cael ei chofrestru fel fersiwn newydd
• byddwn yn sicrhau y ceir llwybr archwilio sy’n adlewyrchu hanes camau i addasu (ac, yn ôl yr angen, defnyddio) y ddogfen, fel mesur dilysrwydd

Yn ogystal, mewn systemau cofnodi electronig:

• gosod cyfrineiriau defnyddwyr a gweithdrefnau atal mynediad er mwyn gorfodi cyfyngiadau cyrchu
• hyfforddi staff i ddefnyddio metadata (data am ddata) perthnasol er mwyn sicrhau cysondeb, cyd-destun a rheolaeth
• cyflwyno cylchoedd wrth gefn llym gyda diweddariadau ar gyfer metadata a chofnodion newydd, gan sicrhau bod unrhyw gofnodion a fydd yn cael eu dinistrio neu eu trosglwyddo, yn cael eu gwaredu o’r cylchoedd wrth gefn hefyd yn ddi-oed.

Dylai’r defnydd o farciau gwarchodol ar wybodaeth sy’n cael ei chreu o fewn y sefydliad, fod yn unol â Pholisi Marcio Gwarchodol Tŷ’r Cwmnïau.  Gellir cael cyngor ynghylch diogelu cofnodion ac asedau eraill gan y Tîm Rheoli Cofnodion.

Mae’r holl gofnodion, ym mha bynnag gyfrwng a beth bynnag fo eu lefel ddosbarthu, yn rhwym i Ddeddf Cofnodion Cyhoeddus 1958 a bydd modd i’r Tîm Rheoli Cofnodion droi at yr holl gofnodion at ddibenion pennu eu gwerth hanesyddol.

Wrth sicrhau bod cofnodion ar gael y tu allan i Dŷ’r Cwmnïau, bydd y Cofrestrydd yn cydymffurfio â’r Ddeddf Diogelu Data, y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth, a’r Cod Ymarfer ar Fynediad at Wybodaeth y Llywodraeth.  Pan wrthodir mynediad at gofnodion Tŷ’r Cwmnïau dan y Deddfau hyn, cofnodir y rhesymau dros wrthod neu gelu gwybodaeth o fewn cofnod neu gyfresi cofnodion.

3.5 Cynnal

Ar ôl ffeilio dogfen fel cofnod, bydd y cyfrifoldeb dros ei chynnal fel rhan o adnodd gwybodaeth Tŷ’r Cwmnïau yn trosglwyddo o’r creawdwr unigol i’r sefydliad.

Bydd cofnodion yn cael eu cadw trwy gyfrwng newidiadau:

• I strwythur y sefydliad (gan gynnwys trosglwyddo swyddogaethau i adrannau llywodraethol neu gyrff neu ddarparwyr gwasanaethau eraill o’r sector preifat)
• Technoleg
• Cyfrwng storio
• Dosbarthu.

Wrth drosglwyddo cofnodion i’r Archifau Cenedlaethol  (TNA), bydd Tŷ’r Cwmnïau yn sicrhau bod metadata (data am ddata) a dogfennaeth atodol lawn yn cael ei chyflenwi er mwyn galluogi defnyddwyr yn y dyfodol i gyrchu’r cofnodion.

3.6 Cadw, Adolygu a Gwaredu
Ni chedwir unrhyw gofnodion am gyfnod amhenodol.  Bydd yr holl gofnodion yn rhwym i amserlenni cadw a fydd yn nodi’r cyfnod cynnal ar eu cyfer.  Bydd Tŷ’r Cwmnïau yn gweithredu amserlenni model a gyhoeddir gan TNA (ar gael trwy’r Fewnrwyd).  Ar gyfer meysydd na fydd amserlenni cadw model TNA yn delio â nhw, bydd y Tîm Rheoli Cofnodion yn datblygu amserlenni gwaredu trwy ymgynghori â defnyddwyr y cofnodion.  Bydd y Tîm Rheoli Cofnodion yn cadw mynegai o’r holl amserlenni cadw ar gyfer cofnodion electronig a chofnodion nad ydynt yn rhai electronig Tŷ’r Cwmnïau.

Rhaid i’r uned fusnes sy’n gyfrifol ddangos bod cofnodion yn cael eu cadw am y cyfnod byrraf sy’n angenrheidiol, gan fodloni gofynion busnes ac unrhyw ddarpariaethau cyfreithiol perthnasol.  Pan fydd y cyfnod cadw y cytunwyd arno yn dod i ben, adolygir y cofnodion ac os byddant yn deilwng, cânt eu trosglwyddo i’r Archifau Cenedlaethol er mwyn eu cadw’n barhaol, neu byddant yn cael eu dinistrio heb roi ystyriaeth bellach i’r mater.

Bydd cofnodion i’w dinistrio yn unol ag amserlenni yn cael eu dinistrio yn ddi-oed pan fydd eu cyfnod cadw wedi dod i ben, er mwyn sicrhau bod cyfanswm y cofnodion a fydd yn cael eu storio yn parhau i fod mor fach ag y bo modd, a chan gyd-fynd â gweithrediadau effeithiol ac effeithlon.                                                                 

Bydd cofnodion a nodir (yn ystod adolygiad) fel rhai addas i’w cadw yn barhaol yn cael eu trosglwyddo i TNA neu archif cymeradwyedig arall cyn gynted ag y bydd yr adeg yn dod pan na fydd eu hangen ar Dŷ’r Cwmnïau mwyach, a heb fod dros 30 o flynyddoedd ar ôl iddynt gael eu creu.

Pan fydd angen i adrannau gadw cofnodion am fwy na’r cyfnod o 30 o flynyddoedd a bennwyd gan TNA, am resymau gweithrediadol neu ddiogelwch, byddant yn rhoi manylion y cofnodion i’r Tîm Rheoli Cofnodion, ynghyd â’r cyfiawnhad dros barhau i’w cadw.  Trwy TNA, bydd y Tîm Rheoli Cofnodion yn ceisio sicrhau’r gymeradwyaeth angenrheidiol gan yr Arglwydd Ganghellor er mwyn eu cadw am gyfnod pellach.

Bydd yr holl gofnodion na fydd eu hangen ar Dŷ’r Cwmnïau neu TNA yn cael eu dinistrio.

Y defnyddiwr sy’n gyfrifol am waredu dogfennau anghofrestredig.  Rhaid i’r holl staff ddinistrio dogfennau a gedwir ar yriannau personol ac mewn ffolderi e-bost yn brydlon ac yn rheolaidd.

3.7 Cadw Cofnodion Hanesyddol yn Barhaol

Bydd Tŷ’r Cwmnïau yn cyflawni ei ymrwymiad i nodi a diogelu cofnodion y mae’n werth eu cadw yn barhaol am resymau hanesyddol trwy:

• weithredu system adolygu rheolaidd er mwyn nodi cofnodion o werth hanesyddol;
• cadw’r cofnod fel endid (ffisegol);
• cadw’r cynnwys, y cyd-destun a’r strwythur;  a
• sicrhau bod modd cyrchu’r cofnod yn barhaus am y cyfnod y bydd angen i’r cofnod fod ar gael.