Tÿ'r Cwmnïau

Polisi Cyfnod Prawf Tŷ'r Cwmnïau

Mae recriwtio cyflogai newydd yn ddrud mewn termau amser ac adnoddau ac mae hi'n bwysig i effeithlonrwydd Tŷ'r Cwmnïau ein bod ni'n gwneud y penderfyniadau iawn.

Mae cyfnod prawf yn helpu drwy roi fframwaith clir ar gyfer asesu galluoedd, dibynadwyedd ac addasrwydd y newyddian am gyflogaeth dros y tymor hir.

Mae hefyd yn rhoi i gyflogai gyfnod penodol pryd y gall ddisgwyl cyfarwyddyd a chefnogaeth fwy dwys, ynghyd â hyfforddiant cynnar addas nad oes mo’i angen yn aml ar staff mwy profiadol.  Mae cyfnod prawf yn elfen allweddol wrth gyflwyno staff newydd i’w gwaith, gan roi amser a chyfle i'r rheolwr a'r cyflogai newydd fel ei gilydd wneud penderfyniadau ar sail gadarn ynglŷn â'u dyfodol yn Nhŷ'r Cwmnïau.

Bwriad

1. Prif fwriad cyfnod prawf yw sicrhau gallu, dibynadwyedd ac addasrwydd yr unigolyn ar gyfer cyflogaeth barhaol yn Nhŷ'r Cwmnïau. 
Bydd ein trefn cyfnod prawf yn sicrhau bod:

• Perfformiad, ymddygiad a phresenoldeb yn cael eu hasesu drwy'r cyfnod prawf.
• Arweinyddion tîm yn cynnig cyngor, cefnogaeth ac unrhyw hyfforddiant sydd angen i sicrhau datblygiad da.
• Unigolion ac arweinyddion tîm yn deall yn llawn y cynnydd a wneir drwy'r cyfnod prawf a bod unrhyw ystyriaethau sy’n codi yn cael eu trafod cyn gynted â phosib.

.
2. Disgwylir i bob newyddian i Dŷ'r Cwmnïau fodloni cyfnod prawf.  Ni ellir osgoi'r amod hwn ond lle ceir rhesymau eithriadol.  Bydd y Rheolwr Adnoddau Dynol yn rhoi cyngor dan y fath amgylchiadau.

3. Er mwyn i'r gweithiwr dan brawf gwblhau’r cyfnod prawf yn llwyddiannus, rhaid iddynt ddangos cymhwyster dros ystod eang eu gwaith.  Asesir eu perfformiad yn ffurfiol o leiaf dwywaith yn ystod eu cyfnod prawf ond disgwylir atborth ar lafar ar sail reolaidd.

4. Mae presenoldeb ac ymddygiad y gweithiwr dan brawf yr un mor bwysig. Unwaith eto, asesir yn ffurfiol o leiaf dwywaith yn ystod y cyfnod prawf, gan ddefnyddio'r ffurflen adolygu prawf.

Gyda phroblemau ymddygiad sydd yn codi, dylid eu datrys yn syth yn lle eu gadael tan gyrraedd yr adolygiad ffurfiol nesaf. Caiff presenoldeb ei fonitro’n fanwl hefyd drwy wirio’n gyson ar adegau strategol yn ystod y cyfnod prawf.

Hyd y Cyfnod Prawf

5. Fel arfer, bydd cyfnod prawf yn para am gyfnod o 12 mis: penderfynir wedyn ar addasrwydd yr unigolyn am gyflogaeth barhaol.  Mewn rhai achosion bydd Tŷ'r Cwmnïau yn mynnu cyfnod prawf hyd at ddwy flynedd o wasanaeth ar gyfer rhai swyddi penodol.

6. Cyfrifir gwyliau blynyddol tuag at y cyfnod prawf, heblaw am y cyfnodau canlynol fel arfer:

• Seibiant arbennig heb dâl
• Seibiant mamolaeth
• Seibiant arbennig gyda thâl a gytunwyd yn addas i'w gynnwys oherwydd ei effaith.

O dan y fath amodau estynnir hyd y cyfnod prawf fel arfer gan yr amseroedd dan sylw.  Yn achlysurol, bydd rhaid ail-ddechrau’r flwyddyn brawf gyfan.

Penderfyniadau ar y Cyfnod Prawf
 
7. Ceir cyngor gan Gynghorwyr Adnoddau Dynol, a restrir ar waelod y ddogfen hon, i'r gweithiwr dan brawf ac i'r arweinydd tîm.  Os bu perfformiad, presenoldeb ac ymddygiad y cyflogai newydd yn foddhaol, dylai'r Rheolwr Atebol gynnig bod yr unigolyn wedi cwblhau'r cyfnod prawf yn llwyddiannus.  Wedyn, bydd y Tîm Adnoddau Dynol yn gwirio’r Arolwg Datblygiad Personol, yr adolygiad cyfnod prawf ac unrhyw gofnodion absenoldeb cyn cytuno â'r cynnig a chyn iddynt roi gwybod i'r sawl sydd dan brawf drwy lythyr, cyn gynted â phosib ar ôl i'r cyfnod prawf ddod i ben.

8. Pe bai'r gweithiwr dan brawf yn methu'r trothwy perfformiad, presenoldeb neu ymddygiad, rhaid dilyn y drefn berthnasol a amlinellir isod.

Estyn y Cyfnod Prawf

9. Ni chaniateir estyn y cyfnod prawf heb arwyddion clir, ac nid gobaith yn unig,  y bydd yr unigolyn yn cyrraedd y safon ddisgwyliedig ymhen yr amser ychwanegol.  Dylai estyniad o'r fath fod yn eithriad ac ni all fod yn fwy nag un flwyddyn.

Heb sicrwydd gwellhad, rhaid dod â'r swydd i ben ar ddiwedd y cyfnod prawf.  Caniateir terfynu cyflogaeth unrhyw adeg yn ystod y cyfnod prawf pan fydd y cyflogai newydd yn methu'r safonau gofynnol yn glir ac na ddisgwylir gwellhad digonol.  Wedyn, rhaid dilyn y drefn berfformiad anfoddhaol isod.
 
Perfformiad Anfoddhaol

Trefn Berfformiad Anfoddhaol
D.S. Cyn gweithredu o dan y Drefn Berfformiad neu Bresenoldeb Anfoddhaol, rhoir gwybod i'r gweithiwr dan brawf am eu hawl i gwmni ffrind, cydweithwir neu gynrychiolydd undeb drwy'r proses.

10. Rhaid rhoi gwybod i’r Adran Adnoddau Dynol cyn gweithredu ac y nhw yn unig fydd yn gyfrifol am anfon unrhyw ohebiaeth ofynnol. Rhaid cadw at y drefn ganlynol ymhob achos yn ddieithriad.

Rhybudd ar lafar
 
Dechreuir y proses drwy rybudd ar lafar, y mae angen ei nodi ar bapur a'i lofnodi gan y sawl sydd dan brawf. Bydd y rhybudd yn cwmpasu’r gwendidau yn y perfformiad a bydd yn cynnwys cynllun i wneud y gwelliannau gofynnol.  Gosodir amserlen nid llai na phedair wythnos i gyrraedd y gwelliannau gofynnol.  Yn y cyfarfod anffurfiol hwn, rhaid i’r arweinydd tîm asesu bob amser a oes unrhyw faterion sy'n tanseilio perfformiad y gweithiwr dan brawf.

Rhybudd ysgrifenedig cyntaf

Bydd methiant i wneud y gwelliannau gofynnol o fewn yr amserlen a osodwyd gyda'r rhybudd ar lafar yn arwain at y rhybudd ysgrifenedig cyntaf.  Eto bydd yr arweinydd tîm yn cyfweld y gweithiwr dan brawf i egluro lle’r oedd eu perfformiad yn is na'r lefel ddisgwyliedig, y gwelliannau sydd i’w gwneud a’r amserlen ar gyfer gwireddu’r gwelliannau (heb fod yn llai na phedair wythnos). Dylai’r rhybudd sôn hefyd am ganlyniadau methiant i fodloni’r safonau gofynnol. Dylai'r gweithiwr dan brawf lofnodi cofnod ysgifenedig o'r cyfarfod er mwyn profi’u bod yn cytuno â chynnwys y sgwrs a’u bod yn deall canlyniadau methu cyrraedd y safonau a osodwyd.

Ail rybudd ysgrifenedig

Os yw’r perfformiad yn dal i fethu cyrraedd y safonau a osodwyd, bydd rhaid cynnal cyfarfod arall gyda'r gweithiwr dan brawf i egluro’r methiannau a'r gwellhad gofynnol. Cynhelir y cyfarfod hwn gan Reolwr Cydlofnodol y sawl sydd dan brawf. Eto, fe drafodir yr amserlen ar gyfer gwneud y gwelliannau – cyfnod na ddylai fod yn llai na chwech wythnos.  Rhybuddir y gweithiwr dan brawf fod methiant i gyrraedd y safonau a osodwyd erbyn diwedd y cyfnod yn arwain at eu diswyddiad.  Rhaid i'r rhybudd hwn yntau fod yn ysgrifenedig  ac i'r gweithiwr dan brawf ei lofnodi.
 
Os bydd y gweithiwr dan brawf yn dal i fethu cyrraedd y safonau a osodwyd, rhoi gwybod iddynt yn ysgrifenedig ac wedyn dilynir y prosesau diswyddiad.

Trefn Breseonoldeb Anfoddhaol

10. Arolygir presenoldeb yn fanwl gan bob arweinydd tîm a gwneir gwiriadau penodol gan yr Adran Adnoddau Dynol ar yr adegau sydd wedi’u nodi ar ddalen weithredu’r prawf.

Yn ystod y cyfnod prawf disgwylir hanes presenoldeb da neu uwch na’r cyfartaledd.  Fel canllaw mae'r lefelau canlynol yn annerbyniol:

• 22 diwrnod dros unrhyw gyfnod o 12 mis
• 14 diwrnod absenoldeb hunanardystiad dros unrhyw gyfnod o 12 mis
• 6 chyfnod absenoldeb dros unrhyw gyfnod o 12 mis

Rhaid egluro y gellir cymryd camau i wella'r presenoldeb hyd yn oed cyn cyrraedd y sefyllfaoedd tyngedfennol hyn.

12. Ar ben yr agweddau tyngedfennol blynyddol uchod, caiff absenoldeb drwy salwch ei fonitro ar sail pro rata, fel yr amlinellir ar  restr weithredu’r   prawf, drwy'r cyfnod prawf i gyd.

13. Wrth asesu presenoldeb gwael, bydd yr arweinydd tîm yn ceisio dod o hyd i unrhyw reswm tu ôl iddo a bydd yn atgoffa’r gweithiwr dan brawf am argaeledd ein Cynghorydd Staff.

14. Pan fydd lefelau absenoldeb yn achos pryder yn ystod y cyfnod prawf, bydd yr arweinydd tîm yn cyfweld y sawl sydd dan brawf  er mwyn tynnu’u sylw at eu record absenoldeb.  Fe'u hysbysir am y gwelliannau sy’n ofynnol o fewn amserlen benodol, heb fod yn llai na thri mis, ac fe'u rhybuddir bod methu gwella yn arwain at ddiswyddiad posib.  Anfonir cadarnhad ysgrifenedig o'r rhybudd a fydd yn cynnwys gwybodaeth am anghymhwyster rhywun dan brawf i geisio am gynnydd/ddyrchafiad, ac am golli tâl o dan Gynllun Bonws Cyffredinol Tŷ'r Cwmnïau.

Cymhwyster am Ddyrchafiad

• Bydd unigolion dan brawf sy'n llwyddiannus wrth geisio dyrchafiad neu gynnydd yn parhau i orfod bodloni’r cyfnod prawf yn y swydd uwch. 
• Mae posibiliad i'r gweithiwr dan brawf sydd wedi llwyddo gyda chais am ddyrchafiad neu gynnydd orfod mynd yn ôl at eu lefel flaenorol os nad ydynt yn cwblhau’r cyfnod prawf yn foddhaol yn y swydd newydd, er mwyn iddynt  gwblhau’r cyfan o'u cyfnod prawf gwreiddiol.
• Anfonwch ymholiadau ynglŷn â'r polisi hwn at yr unigolion a enwir isod.