Tÿ'r Cwmnïau

Cwestiynau Cyffredin am Ddogfennau

Pwy sydd â hawl i lofnodi fy ffurflen?

Yn y mwyafrif o enghreifftiau, caiff unrhyw swyddog sy'n gwasanaethu lofnodi dogfennau i'w cyflwyno i'r Cofrestrydd.

Ar Ffurfleni AP01c – AP04c mae angen llofnod y person sy'n cydsynio i weithredu'n gyfarwyddwr/ysgrifennydd. Mae angen hefyd gydlofnod swyddog sy'n gwasanaethu. Caiff y swyddog newydd ei benodi/phenodi gydlofnodi'r ffurflen os gwneir hynny ar y dyddiad penodi neu ar ôl y dyddiad. Does dim rhaid i'r cydlofnodi gael ei wneud gan ail swyddog sy'n gwasanaethu.

Gall Ffurflenni TM01c a TM02c gael ei llofnodi gan unrhyw swyddog sy'n gwasanaethu ar y dyddiad y llofnodir y ffurflen. Mae hyn yn golygu bod modd i'r swyddog sy'n ymddiswyddo lofnodi'r ffurflen ei hun cyhyd â bod y ffurflen heb gael ei llofnodi'n ddiweddarach na'r dyddiad ymddiswyddo.

Gall Ffurflenni AR01c, CH01c – CH04c, SH01c  ac ati... gael eu llofnodi gan unrhyw swyddog sy'n gwasanaethu (ysgrifennydd neu gyfarwyddwr cwmni). Gall fod angen llofnodion ychwanegol (gan swyddogion llys, diddymwyr neu weinyddwyr, ac ati) ar rai ffurflenni eraill. Ond dylai'r ffurflenni eu hunain ddweud felly os oes angen hyn.

NI DDYLAI cyn-swyddogion y cwmni lofnodi unrhyw ddogfennau. Os gwelir bod dogfennau yr oedd angen eu cyflwyno i'r Cofrestrydd heb gael eu ffeilio, eu bod wedi eu colli neu wedi eu llenwi'n anghywir (a all olygu bod rhaid ffeilio dogfen i'w diwygio), yna dim ond swyddogion presennol gaiff lofnodi'r ffurflenni.

Gall ysgrifennydd cwmni cynorthwyol lofnodi unrhyw ddogfen y gall ysgrifennydd y cwmni ei llofnodi. Does dim rhaid rhoi gwybod i'r Cofrestrydd am benodi ysgrifennydd cwmni cynorthwyol. Unig ddiben Ffurflenni AP03c & AP04c 288a yw penodi ysgrifennydd cwmni a/neu gyfarwyddwr cwmni a rhaid peidio â newid ffurflenni AP03c & AP04c i ddangos penodiad ysgrifennydd cynorthwyol i'r cwmni.

Rhaid i'r fantolen gael ei llofnodi gan gyfarwyddwr i'r cwmni, adroddiad y cyfarwyddwyr naill ai gan gyfarwyddwr neu ysgrifennydd y cwmni, ac adroddiad yr archwilwyr ariannol gan archwilydd.

Rydyn ni'n gwmni bach/segur / yn gwmni rheoli fflatiau /yn glwb golff ac ati. Pam bod angen imi ffeilio dogfennau?

Nid yw'r Ddeddf Cwmnïau yn gwahaniaethu rhwng maint na math cwmnïau cyfyngedig preifat. Bydd pob cyfarwyddwr yn cael mantais yr atebolrwydd cyfyngedig os dirwynir y cwmni i ben. Lle bo rhywun am gofrestru cwmni atebolrwydd cyfyngedig er mwyn sicrhau diogelwch o dan y Ddeddf Cwmnïau, rhaid iddo/i hefyd gydymffurfio â holl ofynion ffeilio'r Ddeddf.

Mae'r gofynion ffeilio hyn yn ei gwneud yn bosibl i unrhyw un sydd â diddordeb yn y cwmni gael gwybod am unrhyw fanylion statudol perthnasol cyn chwarae rhan gyda'r cwmni. Bydd modd iddo/i ddod i wybod sut y perfformiodd y cwmni a/neu ei gyfarwyddwyr yn y gorffennol. Mae hyn yn rhoi i fuddsoddwyr a chwsmeriaid rywfaint o ddiogelwch cyn bod arian yn newid dwylo.

Sut llanwa i'r ddogfen/cyfrifon?

Dim ond gwybodaeth gyffredinol am baratoi cyfrifon y gall staff Tŷ'r Cwmnïau ei rhoi. Os cewch anhawster wrth baratoi'ch cyfrifon, bydd angen ichi geisio cyngor cyfrifydd proffesiynol annibynnol.

Os ydych yn cael anhawster gyda dogfennau eraill a'ch bod yn dymuno gwybodaeth a fydd o gymorth ichi lenwi'ch ffurflenni, yna gall staff Tŷ'r Cwmnïau eich helpu gydag ymholiadau cyffredinol. Os oes eisiau gwybodaeth oddi ar ddogfennau a ffeiliwyd yn flaenorol, bydd angen ichi drefnu chwiliad cyhoeddus o'r cwmni. Codir tâl am wybodaeth arbennig.

Beth yw'n dyddiad cyfeirnod cyfrifeg presennol? Sut y pennwyd hwnnw a sut galla i ei newid?

Pennir dyddiad cyfeirnod cyfrifeg cwmni newydd yn ôl pen blwydd diwrnod ola'r mis y corfforwyd y cwmni. Gellir newid y dyddiad hwn drwy gyflwyno Ffurflen AA01c cyn y dyddiad olaf ar gyfer ffeilio'r cyfrifon.

Rydych chi wedi gwrthod fy nghyfrifon dyddiedig xx/xx/xx, gan ddweud mai yy/yy/yy yw'r dyddiad sydd eisiau. Beth sydd angen imi ei wneud i newid hyn?

Bydd y Cofrestrydd yn anfon sawl nodyn atgoffa at gwmnïau yn nodi'r dyddiad sy'n ofynnol. Aiff y llythyrau hyn allan mewn da bryd i helpu swyddogion cwmni i ddeall beth sydd angen. Os paratowyd cyfrifon yn ôl dyddiad anghywir, gall fod gan y cwmni ddigon o amser o hyd i lenwi Ffurflen AA01c i newid y dyddiad gofynnol cyfredol i'r dyddiad a nodwyd ar y cyfrifon. Os yw dyddiad cyflwyno'r cyfrifon eisoes wedi mynd heibio, bydd angen i'r cwmni baratoi set arall yn ôl y dyddiad sydd eisiau.

Pam na ches i nodyn cydnabod i gadarnhau bod fy ffurflenni wedi cyrraedd?

Os ydych yn anfon dogfennau yn y post, gyda negesydd, gyda’r Gwasanaeth Cyfnewid Dogfennau (DX) neu Bost Cyfreithiol (yn yr Alban), ac os hoffech gael derbynneb, bydd Tŷ’r Cwmnïau yn darparu nodyn cydnabod os byddwch yn cynnwys copi o’ch llythyr esboniadol gydag amlen â chyfeiriad a stamp arni er mwyn ei ddychwelyd.  Byddwn yn nodi cod bar ar eich copi chi o’ch llythyr, gan nodi’r dyddiad y’i cyflwynwyd, a’i ddychwelyd atoch yn yr amlen a ddarparwyd.

Sylwer: nid yw nodyn sy’n cydnabod bod dogfen wedi cyrraedd, yn golygu bod dogfen wedi cael ei derbyn i’w chofrestru yn Nhŷ’r Cwmnïau.