Tÿ'r Cwmnïau

Cwestiynau Cyffredin am Bwerau’r Cofrestrydd

O 1 Hydref 2009 ymlaen, mae Rhan 35 o Ddeddf Cwmnïau 2006 yn rhoi ystod o bwerau i’r cofrestrydd Cwmnïau. Mae’r rhain yn cynnwys pwerau i benderfynu ymha ffurf a dull y gall ac mae’n rhaid i gwmnïau gyflwyno dogfennau, beth sydd angen er mwyn i ddogfen gael ei chyflwyno’n briodol, darparu’r drefn electronig ar gyfer dogfennau arbennig, a diwygiadau i’r gofrestr.

Pwerau’n ymwneud â chyflwyno gwybodaeth:

Ffurf, dilysiad a dull cyflwyno gwybodaeth.

Yn diffinio sut olwg fydd ar wybodaeth gwmni, sut y gellir ei dilysu a sut y dylid ei chyflwyno.

Cyflwyniad priodol gwybodaeth.

Mae hyn yn gosod y gofynion y mae’n rhaid i gwmnïau eu bodloni wrth anfon dogfennau, er enghraifft llofnodion, ffioedd ac ati. Os bydd cwmnïau’n methu cwrdd â’r gofynion hyn, bydd y cofrestrydd fel arfer yn gwrthod y ddogfen. Fodd bynnag, mewn rhai amgylchiadau gall benderfynu derbyn dogfen hyd yn oed os na chafodd ei chyflwyno’n briodol.

Beth sy’n digwydd lle bo’r cofrestrydd yn derbyn dogfen na chafodd mo’i chyflwyno’n briodol. Ydy cofrestriad dogfen yn dileu’r angen am gyflwyno’r ddogfen yn briodol?

Nac ydy, gall y cofrestrydd benderfynu cymryd camau pellach ar ôl y cofrestru, e.e. yn sgil cwyn gan rywun arall. Byddai’r cofrestrydd yn anfon llythyrau at y cwmni yn gofyn iddynt ffeilio dogfen sy’n cydymffurfio â’r gofynion cyflwyno priodol. Pe baent yn methu ymateb, gall yn y pen draw anfon rhybudd at y cwmni yn rhoi iddynt 14 diwrnod i ffeilio dogfen sy’n cydymffurfio â’r gofynion cyflwyno priodol.

Pwerau i ddiwygio’r gofrestr

Drwy amryfusedd, gall cwmnïau weithiau gyflwyno mwy o wybodaeth nag sydd angen, e.e. cyfrifiadau treth mewnol na ydynt yn rhan o’r cyfrifon statudol.

Yn ôl pa bryd y byddwn yn sylwi ar yr wybodaeth ychwanegol, a ph’un a oes modd ei rhannu’n rhwydd o’r ddogfen wreiddiol, gall y cofrestrydd ddelio â hyn mewn sawl ffordd.

Os na allwn wahanu’r deunydd diangen yn rhwydd o’r ddogfen wreiddiol, bydd y cofrestrydd fel arfer yn gwrthod y ddogfen.

Os yw’r deunydd yn amlwg ac yn hawdd ei gwahanu, e.e. tudalen ychwanegol, byddwn fel arfer yn tynnu’r deunydd diangen i ffwrdd ac yn cofrestru’r ddogfen.

Os na sylwir ar y deunydd a’i fod yn cael ei gofrestru, gellir ei drin yn y dyfodol drwy’r drefn dileu gweinyddol.

Sut ydw i’n amnewid dogfen na chafodd mo’i chyflwyno’n briodol yn wreiddiol neu a oedd yn cynnwys gwybodaeth ddiangen?

Gall y cofrestrydd dderbyn dogfen arall yn lle un a gafodd ei chyflwyno o’r blaen dim ond:

• os nad oedd yn bodloni’r gofynion o ran cyflwyno’n briodol, neu
• os oedd yn cynnwys deunydd diangen.

Dim ond y person neu’r cwmni a gyflwynodd y ddogfen wreiddiol gaiff gyflwyno’r ddogfen amnewid, ac mae’n rhaid cyflwyno gyda honno ffurflen amnewid dogfen (RP01 neu LL RP01) sydd angen i gysylltu’r ddogfen amnewid â’r un wreiddiol.

Beth sy’n digwydd i’r ddogfen wreiddol?

Gall y cofrestrydd benderfynu yna a ddylid dileu’r ddogfen wreiddiol neu beidio, a bydd yn barnu pob achos yn ôl ei rinweddau unigol.

Beth yw anodi’r gofrestr?

Mae gan y cofrestrydd bwerau newydd i ychwanegu nodiadau at y gofrestr i roi gwybod i chwilwyr am unrhyw newid. Rhaid i’r anodiad gynnwys ymhlith pethau eraill:

• dyddiad cyflwyno’r ddogfen
• dyddiad amnewid y ddogfen a’r ffaith iddi gael ei hamnewid
• dyddiad dileu unrhyw ddeunydd, o dan ba bŵer, a disgrifiad o’r deunydd.

Beth y gall y cofrestrydd ei wneud ynghylch anghysondeb ar y gofrestr?

I ddechrau, gall y cofrestrydd ysgrifennu at y cwmni yn eu gwahodd i ffeilio ddogfennau ychwanegol i gywiro’r anghysondeb. Os nad yw’r cwmni’n cydymffurfio, mae gan y cofrestrydd y pŵer yn y pen draw i anfon rhybudd anghysondeb ffurfiol at y cwmni yn mynnu iddynt gyflwyno dogfen amnewid neu ddogfennau ychwanegol. Os bydd y cwmni’n methu cydyffurfio â’r rhybudd, bydd y cwmni a phawb o’i swyddogion yn euog o dramgwydd ac yn agored i ddirwy o gael eu collfarnu.

Beth y gellir ei ddileu o’r gofrestr?

Gall y cofrestrydd ddileu’n weinyddol o’r gofrestr:

• ddeunydd diangen, neu

• ddogfen a gafodd ei hamnewid.

Cyn neu wrth ddileu unrhyw ddeunydd (heblaw ar gais y cwmni), mae’n rhaid i’r cofrestrydd roi gwybod i’r person a gyflwynodd y deunydd neu’r cwmni y mae’r deunydd yn ymwneud â nhw. Rhaid i’r hysbysiad gael ei ddyddio a nodi pa ddeunydd sydd i’w ddileu neu a gafodd ei ddileu.

Ydy hyn yn cwmpasu pob deunydd?

Nac ydy, mae deunydd na ellir ei ddileu yn cynnwys unrhyw beth sy’n dwyn goblygiadau cyfreithiol o ran ei gofrestriad mewn perthynas â’i:

• ffurfiant
• newid enw cwmni
• ailgofestru
• dod yn Gwmni Buddiant Cymunedol neu beidio â bod yn un
• lleihau’r cyfalaf cyfrannau
• newid y swyddfa gofrestredig
• cofrestru arwystl
• diddymu
• gyfeiriad sy’n gyfeiriad cofrestredig person ar gyfer cyflwyno hysbysiadau

Nid yw’r drefn hon yn cwmpasu ceisiadau am unioni’r gofrestr.

Beth yw unioni’r gofrestr?

Mae unioni yn broses newydd ar gyfer dileu deunydd o’r gofrestr mewn amgylchiadau arbennig, sef:

• deunydd sy’n annilys neu’n aneffeithiol neu a gafodd ei gynhyrchu heb awdurdod y cwmni, neu
• ddeunydd yn deillio o rywbeth oedd yn ffeithiol anghywir neu a gafodd ei ffugio.

Mae unioni yn caniatáu i’r cofrestrydd ddelio ag enghreifftiau o herwgipio cwmnïau a ffeilio ffug arall. Mae’n galluogi cwmnïau i ddileu gwallau o ddogfennau ar ôl eu cofrestru hefyd. Nid oedd pwerau o dan Ddeddf 1985 oedd yn galluogi’r cofrestrydd i ddileu dogfennau, ac eithrio drwy orchymyn llys.

Pa wybodaeth a gaiff ei chwmpasu gan y broses unioni?

Penodi, diswyddo a newid manylion cyfarwyddwyr ac ysgrifenyddion, a newid cyfeiriad y swyddfa gofrestredig.

Pwerau eraill y Cofrestrydd

Cytundebau i gyflwyno gwybodaeth gwmni’n electronig: sef, proses PROOF ( PROtected On line Filing).

Gall cwmni ffurfio cytundeb â’r cofrestrydd y bydd yn ffeilio dogfennau penodedig drwy’r dull electronig yn unig. Mae hyn yn caniatáu i gwmnïau ddiogelu’u hunain rhag y peryg o gael eu herwgipio neu weld ffeilio ffug yn eu herbyn.

Cadw dogfennau cwmni

Rhaid i’r cofrestrydd gadw y rhan mwyaf o ddogfennau papur am 3 blynedd: wedi hynny, gellir eu dinistrio cyhyd â bod copi ar gael o’r wybodaeth oedd ynddynt. O dan Ddedf Cwmnïau 1985 gynt, y cyfnod oedd 10 mlynedd.

Beth am gwmnïau a gafodd eu diddymu?

Unwaith bod cwmni wedi’i ddiddymu ers 2 flynedd, gall y cofrestrydd gyfarwyddo bod modd i’r cofnodion sy’n ymwneud â nhw gael eu symud i’r Swyddfa Cofnodion Cyhoeddus, a fydd wedyn yn gyfrifol am gadw’r dogfennau yn unol â’u rheolau eu hun.

Pŵer i sicrhau na fydd gwybodaeth benodol ar gael i’w harchwilio gan y cyhoedd.

Gall cais gael ei wneud gan unigolyn, cwmni neu rywun sy’n cofrestru arwystl. Gall cyfarwyddwr neu ysgrifennydd wneud cais i’r cofrestrydd am i’w cyfeiriad preswyl arferol beidio â bod ar gael i’w archwilio gan y cyhoedd os cafodd y cyfeiriad ei roi ar y cofnod cyhoeddus ar neu wedi 1 Ionawr 2003.

Gall cwmni wneud cais i’r cofrestrydd am i gyfeiriadau preswyl arferol eu holl aelodau, cyn-aelodau a thanysgrifwyr i’r memorandwm beidio â bod ar gael i’w archwilio gan y cyhoedd os cafodd y cyfeiriadau eu rhoi ar y cofnod cyhoeddus ar neu wedi 1 Ionawr 2003.

Gall rhywun a gofrestrodd arwystl ar neu wedi 1 Ionawr 2003 wneud cais am i’r cyfeiriad a ddefnyddiodd wrth gyflwyno’r arwystl i’r cofrestrydd beidio â bod ar gael i’w archwilio gan y cyhoedd.

Rhaid i bob cais fod ar sail neilltuol yn unol â diffiniad yn y canllaw Cyfyngu datgeliad eich cyfeiriad (GP7).