Tÿ'r Cwmnïau

Mae’r gwasanaeth Software Filing yn gweithredu drwy drawsyrru dogfennau i Dŷ’r Cwmnïau’n electronig trwy gyswllt HTTPS gan ddefnyddio ‘Extensible Markup Language’ (XML). Rhaid i’r dogfennau hyn gydymffurfio â’r fframwaith a gafodd ei gymeradwyo gan y Cofrestrydd ar gyfer cyflwyno electronig, fel y nodir ym Manyleb y Fanyleb Rhyngwyneb Technegol Software Filing. Mae Manyleb Rhyngwyneb Technegol sy’n cynnig gwybodaeth fanwl i ddatblygwyr meddalwedd ar gael drwy ffonio Gofal Cwsmeriaid ar 02920 380336 neu e-bostio mflowers@companieshouse.gov.uk

Caiff ‘eXtensible Markup Language’ (XML) ei reoli a’i oruchwylio gan Gonsortiwm y We Fydeang (W3C) a dyma bellach y mecanwaith sydd wedi’i dderbyn yn gyffredinol at ddibenion cyfnewid data dros y rhyngrwyd.  Dyma hefyd y safon e-GIF (e-Government Interoperability Framework) yr argymhellir ei dilyn gan asiantaethau llywodraeth mewn cymwysiadau gwe.

Mae Porth XML yn hwyluso cyrchu cronfeydd data Tŷ’r Cwmnïau ar-lein dros y rhyngrwyd, fel y gall cwsmeriaid gyflwyno yn ogystal â chasglu gwybodaeth gwmni drwy eu cymwysiadau neu eu tudalennau gwe eu hunain.

O dan Borth XML mae eisiau trefn fewnlofnodi (a chyfrifon credyd) ar wahân ar gyfer cynhyrchion mewnbwn ac allbwn, er eu bod yn defnyddio’r un fynedfa.

Ar gyfer cwmnïau wedi’u cofrestru yng Nghymru, Lloegr, Gogledd Iwerddon a’r Alban, mae’r gwasanaeth Software Filing yn cefnogi cyflwyniad electronig yn Saesneg yn unig ar hyn o bryd:

AR01 – Ffurflen Flynyddol
AD01 – Newid Cyfeiriad y swyddfa gofrestredig
AD02 – Rhoi gwybod am leoliad archwilio amgen unigol (SAIL)
AD03 – Newid lleoliad cofnodion y cwmni i’r lleoliad archwilio amgen (SAIL)
AD04 – Newid lleoliad cofnodion y cwmni i’r swyddfa gofrestredig
AP01 – Penodiad Cyfarwyddwr
AP02 – Penodiad Cyfarwyddwr Corfforaethol
AP03 – Penodiad Ysgrifennydd
AP04 – Penodiad Ysgrifennydd Corfforaethol
TM01 – Terfynu Penodiad Cyfarwyddwr
TM02 – Terfynu penodiad Ysgrifennydd
CH01 – Newid Manylion Cyfarwyddwr
CH02 – Newid Manylion Cyfarwyddwr Corfforaethol
CH03 – Newid Manylion Ysgrifennydd
CH04 – Newid Manylion Ysgrifennydd Corfforaethol
SH01 – Dychwelyd Cyfrannau a Glustnodwyd
AA01 –Newid Dyddiad Cyfeirnod Cyfrifeg
AA – Cyfrifon Blynyddol
NM01 – Rhoi Gwybod am Newid Enw Drwy Benderfyniad
NM04 – Rhoi Gwybod am Newid Enw Drwy Dull Wedi ei Ddarparu yn yr Erthyglau
LLAR01 – Ffurflen Flynyddol
LLAD01 – Newid Cyfeiriad y swyddfa gofrestredig
LLAD02 – Rhoi gwybod am leoliad archwilio amgen unigol (SAIL)
LLAD03 – Newid lleoliad cofnodion y cwmni i’r lleoliad archwilio amgen (SAIL)
LLAD04 – Newid lleoliad cofnodion y cwmni i’r swyddfa gofrestredig
LLAP01 – Penodiad Aelod
LLAP02 – Penodiad Aelod Corfforaethol
LLTM01 – Terfynu Penodiad Aeolod
LLCH01 – Newid Manylion Aelod
LLCH02 – Newid Manylion Aelod Corfforaethol
LLAA01 – Newid Dyddiad Cyfeirnod Cyfrifeg
LLIN01 – Corfforiad
LLNM01 – newid Enw

Gellir cyflawni’r swyddogaethau canlynol yn y gwasanaeth.

1. Gwasanaeth Gwybodaeth am Gwmnïau -. Cyn cyflwyno data i Dŷ’r Cwmnïau, gall cyflwynwyr gael copi o’r data y mae Tŷ’r Cwmnïau’n ei ddal ar hyn o bryd am y Cwmni hwnnw.
2. Cyflwyno Ffurflenni – Cyflwyno dogfen. Mae dyddiad ac amser ei derbyn yn cael eu cydnabod gan Dŷ’r Cwmnïau.
3. Gwasanaeth Holi – Cael statws cyfredol dogfen a ffeiliwyd yn electronig, wedi’i derbyn, wedi’i gwrthod (gyda rhesymau’n ymwneud â gwallau) neu dan ystyriaeth (yn dal i gael ei phrosesu gan Dŷ’r Cwmnïau)
4. Cael Tystysgrif – lawrlwytho Tystysgrif corffori

Ceir y manylion llawn ym Manyleb y Rhyngwyneb Technegol

I gofrestru, bydd angen ichi lenwi Cais am Gyfrif Credyd ar gyfer Ffeilio Ar-lein  (ar gael yn Saesneg yn unig) a’i bostio i’r cyfeiriad sydd wedi’i nodi ar y ffurflen. Wrth dderbyn eich cais, bydd Tŷ’r Cwmnïau y’n creu cyfrif, dynodi terfyn credyd ac anfon pecyn cychwynnol gyda’r holl wybodaeth rydych ei hangen i ddechrau, gan gynnwys Hunaniaeth Cyflwynydd a Chod Dilysu.

I ffeilio’n electronig, bydd arnoch chi angen:

• Offer cyfrifiadurol addas fel y pennir gan eich cyflenwydd meddalwedd
• Cysylltiad â chyfleustra e-bost dros y Rhyngrwyd
• Meddalwedd gyfrifiadurol i fformadu a chyflwyno’r dogfennau electronig yn gywir.
• Cyfrif Credyd Software Filing

Mae llawer o gyflenwyr Pecynnau Meddalwedd i Ysgrifenyddion Cwmni a chyflenwyr Ffurflenni Electronig wedi diwygio, neu wrthi ar hyn a bryd yn diwygio, eu meddalwedd i greu’r fformatiau electronig sy’n ofynnol. Dylech gysylltu â’ch darparydd meddalwedd eich hun i holi a yw’r feddalwedd wedi’i chymeradwyo i’w defnyddio o dan y gwasanaeth Software Filing.

Cliciwch yma i weld y rhestr Saesneg o gyflenwyr meddalwedd ac asientaid ffurfio cydnaws

Nid oes yn rhaid talu am ddefnyddio’r gwasanaeth (er y byddwch angen cysylltiad â’r rhyngrwyd y bydd eich darparwr gwasanaethau rhyngrwyd yn codi tâl amdano).  Rhaid talu ffi wrth gyflwyno rhai dogfennau penodol a chaiff hwn ei gasglu trwy gyfrif credyd, y mae’n rhaid ei sefydlu cyn ffeilio’n electronig. Bydd anfonebau  misol yn eitemeiddio unrhyw ddogfennau a drawsyrrir i gyfleu ffioedd, gan fynnu taliad o fewn cyfnod penodedig.

a) Y rheswm dros godau dilysu cwmni
I ddisodli’r llofnod ar ffurflenni papur a chydymffurfio â’r Ddeddf Cwmnïau, rhaid i bob dogfen sy’n dod i law drwy’r gwasanaeth Software Filing gael ei dilysu gan (neu ar ran) y cwmni dan sylw. Cyn bod modd ffeilio dogfennau’n electronig dros gwmni, rhaid i’r cwmni hwnnw roi gwybod i Dŷ’r Cwmnïau’n ysgrifenedig am y côd y bydd yn ei ddefnyddio i ddilysu dogfennau, ynghyd â manylion pwy fydd yn gyfrifol am eu cyflwyno. Mae’n RHAID i bob dogfen sy’n cael ei ffeilio’n electronig ddangos y côd dilysu cwmni perthnasol neu fe gaiff ei gwrthod.

b) A all mwy nag un cwmni fod â’r un côd?
Gall. Caiff grwpiau o gwmnïau ddewis bod â’r un côd dilysu. Ond er mwyn cydymffurfio â’r Ddeddf Cwmnïau, rhaid i’r côd gael ei gyflwyno’n wreiddiol yn ysgrifenedig i Dŷ’r Cwmnïau  gan y cwmni dan sylw, wedi’i llofnodi gan un o’r swyddogion sy’n gwasanaethu’r cwmni. Gellir gwneud hyn gan gyflwynwyr a fydd wedi casglu’r wybodaeth o blith y cwmnïau dan sylw, drwy anfon y ffurflen ymgeisio wreiddiol i Dŷ’r Cwmnïau . Os felly mae’n rhaid i gwmnïau gadarnhau eu bod wedi awdurdodi’r cyflwynydd arbennig i gyflwyno gwybodaeth ar eu rhan.

c) Oes modd newid codau?
Oes. Caiff cwmnïau roi gwybod i Dŷ’r Cwmnïau am gôd newydd sydd i’w ddefnyddio o ddyddiad arbennig ymlaen naillai yn ysgrifennedig neu drwy’r gwasanaeth WebFiling. Ar ôl y dyddiad hwn, bydd raid i ddogfennau ddefnyddio’r côd newydd. MaeTŷ’r Cwmnïau yn cadw’r hawl hefyd i fynnu gan gwmni newid ei gôd.

d) Sut caiff codau eu neilltuo i gwmnïau newydd?
Os corfforir ar bapur, gellir neilltuo codau i gwmnïau newydd eu corffori fel y disgrifiwyd yn barod. Fel arall, cewch ofyn i gôd penodol gael ei neilltuo ar gyfer pob cwmni sydd wedi’i gorffori gennych chi. Dylech roi gwybod yn ysgrifenedig i Dŷ’r Cwmnïau os dymunwch fanteisio ar yr opsiwn hwn.

Os corfforir yn electronig, yna mae cyfleustra’n bodoli ar gyfer pennu côd dilysu cwmni ar y cyd â manylion corffori.

Wrth eu penodi, o dan y Ddeddf Cwmnïau, mae’n rhaid i gyfarwyddwyr lofnodi i gadarnhau eu ‘cydsyniad i weithredu’. I roi darpariaeth electronig sy’n cyfateb i’r llofnod hwn, rhaid i ddogfennau penodiad electronig ddangos tair eitem o wybodaeth bersonol yng nghyswllt y sawl sy’n cael ei benodi, a all gynnwys:

• Lle geni
• Rhif teleffon
• Rhif Yswiriant Gwladol
• Rhif pasbort
• Enw morwynol y fam
• Lliw llygaid
• Enw blaen cynta’r tad.

Arfaethwn brosesu 99%  Ddogfennau  a gaiff eu ffeilio’n electronig o fewn 24awr iddynt ddod i law (mor bell â’u derbyn neu eu gwrthod). At hynny, arfaethwn brosesu pob Corfforiad yr un Diwrnod ar y dydd y bydd yn dod i law, ar yr amod bod y cais yn cyrraedd erbyn 3pm.

Ar gyfer dogfennau wedi’u gwrthod, bydd y gydnabyddiaeth yn cynnwys y rheswm/rhesymau dros wrthod ynghyd â rhif teleffon Adran Archwilio Dogfennau Tŷ’r Cwmnïau ichi ei alw os bydd gennych unrhyw gwestiynau am y rheswm/rhesymau.

Dylai dogfennau gwrthodedig gael eu cywiro a’u hailgyflwyno o fewn y cyfnod statudol a osodir. Gellir eu hailgyflwyno’n electronig neu ar bapur.

Dylid rhoi gwybod i Ganolfan Cysylltu Tŷ’r Cwmnïau am anhawster i fanteisio ar wasanaeth Tŷ’r Cwmnïau ar gyfer Software Filing drwy e-bostio: enquiries@companies-house.gov.uk neu drwy ffonio +44(0)303 1234 500, gan nodi’n glir eich bod yn ddefnyddydd cofrestredig o dan y gwasanaeth Software Filing. Dylid rhoi gwybod i gyflenwydd y feddalwedd am anhawster i ddefnyddio’r feddalwedd a arferir i fformadu ac anfon dogfennau electronig. Ond os oes problemau gyda’r data a gyflenwir, fe roir rhif priodol i gysylltu â Thŷ’r Cwmnïau.

Gellir ffeilio rhai mathau penodol o gyfrifon yn electronig gan ddefnyddio’r gwasanaeth hwn. Er bod y data’n cael ei gyflwyno gan ddefnyddio XML, mae data’r cyfrifon eu hunain yn Extensible Business Reporting Language (XBRL), sef ffurf ar XML. Mwy o wybodaeth am gyflwyno cyfrifon trwy Ffeilio Meddalwedd .

Bydd y gwasanaeth Software Filing ar gael fel arfer 24 awr y dydd, er y gall fod adegau pan gaiff y gwasanaeth ei dynnu’n ôl dros dro i ganiatáu gweithgareddau hwsmona a chynnal a chadw.

Ni fydd dogfennau sy’n dod i law drwy’r dull electronig y tu allan o oriau 07.30 i 18.30 dydd Llun i ddydd Gwener yn cael eu prosesu gan Dŷ’r Cwmnïau tan y diwrnod gwaith dilynol.

Os dymunwch, gallwch ddewis ffeilio dogfennau drwy’r dulliau electronig a thraddodiadol. Yr unig gyfyngiad yw na chewch ffeilio’r un ddogfen yn electronig ac ar bapur.

Dwy ddim yn deall sut i drosglwyddo’r ffeiliau hyn ichi i gael eu profi. Mae gen i’r URL ond dyw hwnnw’n gwneud dim byd yn ôl pob golwg. Dim ond camgymeriadau ga i wrth ei glicio.

Ni all Tŷ’r Cwmnïau roi unrhyw gyngor neu gefnogaeth o ran datblygu’ch meddalwedd. Fodd bynnag, rydym yn gobeithio y bydd y wybodaeth a’r enghreifftiau ar dudalen we’r sgema a’r wybodaeth ym manyleb y Rhyngwyneb Technegol yn rhoi i chi’r cymorth rydych ei angen. Mae’n bosibl y bydd y canllawiau ar ddefnyddio XML hefyd yn weddol ddefnyddiol (Yn anffodus, dim ond yn Saesneg mae’r wybodaeth hon ar gael)